короченого літерного найменування установи-автора типу БПІІПК і т.д.
Кожен документ, крім листа, повинен містити назву його виду - протокол, наказ, акт, рішення і т.д. Це дозволяє виділити шуканий документ з усієї величезної маси документів, дає найперше загальне уявлення про нього. Форма документа можна вказувати заздалегідь при виготовленні бланка (такі бланки називаються спеціальними, тобто для окремих видів документів) або залишати місце для позначення виду документа вільним і заповнювати його при складанні конкретного документа (такі бланки називають загальними). У службових документах з поздовжнім варіантом розташування реквізитів на бланку назва виду документа дається посередині, а при кутовому варіанті - в лівому верхньому кутку. Цей реквізит поміщається після вказівки автора документа вище реквізитів дата і індекс і пишеться великими літерами.
Заголовок до тексту значно спрощує обробку документа. По ньому відразу, не читаючи тексту, можна отримати уявлення про зміст документа. Тема повинні мати всі службові документи, що оформляються на бланках або аркушах паперу формату А4. Він формулюється коротко, стилістично точно, за допомогою іменника (прямого чи отглагольного) у місцевому відмінку і відповідає на питання про що? Raquo ;: Про здачу ... raquo ;, Про зміну ... raquo ;, Про скасування ... і т.д. Заголовки до деяких видів документів повинні поєднуватися з найменуванням документа: протокол - чого? Посадова інструкція - кому? Наприклад:
ПРОТОКОЛ
№ 10
засідання експертної комісії
. 01.1997
г. Мінськ
До документів великого обсягу або складним за змістом поряд з заголовками складаються підзаголовки. Їх пишуть малими літерами в лівій частині аркуша документа, не перериваючи тексту документа, і пред'являють ті ж вимоги, що й до заголовків.
Заголовок до тексту пишуть малими літерами (крім заголовної) і поміщають в лівому верхньому кутку документа, не відступаючи від межі лівого поля, під позначенням автора, номера та дати. Без заголовка дозволяється складати лише короткі документи формату А5 (148 х 210), тобто текст яких практично не перевищує 10-15 рядків, а також повідомлення, телеграми, телефонограми.
На багатьох видах службових документів і, насамперед, на документах, що відправляються з установи, вказується адресат. До складу реквізиту адресат можуть включатися: найменування установи, найменування структурного підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, якому адресується документ та поштову адресу. Всі вищевказані складові частини цього реквізиту слід писати з нового рядка. При адресуванні необхідно дотримуватися таких правил.
Якщо документ адресується в установу або його структурний підрозділ, то найменування установи і структурного підрозділу зазначається у називному відмінку, наприклад:
Міністерство культури
Республіки Білорусь.
Загальний відділ.
Документ може адресуватися і конкретним посадовим особам. У цьому випадку найменування організації також пишеться в називному відмінку, а найменування посади та прізвище одержувача - в давальному.
Міністерство культури
Республіки Білорусь
Начальнику загального відділу
пану Іванову А.В.
У випадку, якщо документ адресується керівнику організації, то назва посадою входить до найменування організації і пишеться в давальному відмінку, наприклад:
Директору школи № 20
Петрову В.Д.
Коли лист одного змісту направляється декільком адресатам і є відповідним, то першим пишеться адресат - автор ініціативного листа незалежно від значимості інших адресатів.
На одному документі дозволяється вказувати не більше чотирьох адресатів. Якщо документ надсилається більш ніж у чотири адреси, то складається список на розсилку, а на кожному примірнику проставляється тільки одна адреса. Слово копія перед другим, третім і четвертим адресатом не вказують. Адресат також може бути позначений і узагальнено, якщо документ адресують в кілька однорідних організацій, наприклад:
Директорам підприємств
і керівникам організацій
Адресат розташовується у верхньому правому куті документа. Його пишуть маленькими літерами, крім заголовної, вказавши перед прізвищем скорочено звернення пану raquo ;. У адресата ініціали вказуються після прізвища, оскільки перед нею стоїть дане звернення. У реквізиті адресат звернення пану може і не вказуватися.
