картка зберігається в загальному відділі постійно разом з документом, а потім здається в архів Тульської області
У ході підготовки постанов і розпоряджень виникає питання про контроль їх виконання. Про це робиться запис із зазначенням термінів і конкретного виконавця. Але проект рішення не може вступити в силу без узгодження із загальним та юридичним відділами.
Усі матеріали по виконанню справи, взятого під контроль, зберігаються в спеціальних папках з однойменними назвами, які створює загальний відділ. За дотриманням всіх правил організації контролю за виконанням рішень і зняття рішень з контролю стежать заступники голови адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.
У разі прийняття до виконання особливо значущих рішень з життєво важливих питань соціально-економічного життя сільського поселення протягом десяти днів має бути розроблений план заходів щодо здійснення контролю за виконанням даних рішень із зазначенням термінів виконання та відповідальних осіб. Розробкою даного плану займаються заступники глави адміністрації спільно з керівниками структурних підрозділи, а затверджує його голова адміністрації. Один примірник передається до загального відділу.
Останнім часом глава адміністрації багато уваги почав приділяти питанням благоустрою селища та забезпечення добробуту його жителів. У зв'язку з цим помітно збільшилася кількість документів, прийнятих до виконання і нужденних у контролі. А оскільки документообіг в адміністрації здійснюється ручним способом, то постає гостра нестача часу та робочої сили. Таким чином, процес налагодження і прискорення документообігу є однією з головних проблем адміністрації селища Гріцовскій, що вимагає негайного рішення.
. 3 Удосконалення контролю в адміністрації
Для вирішення виявленої проблеми спочатку необхідно визначити, що найбільш вигідно: модернізація процесу документообігу або збільшення чисельності персоналу. Другий варіант категорично не вигідний для нашої адміністрації, тому її штат повністю укомплектований і введення додаткової штатної одиниці чревато фінансовими витратами. У зв'язку з цим, необхідно автоматизувати систему документообігу, що спричинить за собою вдосконалення контролю над виконанням необхідних документів. Удосконалена система контролю повинна включати: автоматизований облік, перевірку виконання на місцях, аналіз оперативної діяльності підрозділів, вироблення рекомендацій та вжиття заходів для усунення причин, що знижують ефективність управління, та ін.
Такий контроль буде сприяти виконанню рішень на високому рівні і в строго відведені терміни і забезпечить отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки управлінської діяльності державного апарату, держорганів, структурних підрозділів, конкретних держслужбовців.
За допомогою автоматизація документообігу адміністрації підвищиться виконавча дисципліна і помітно скоротяться тимчасові витрати на розробку, прийняття, виконання, і контроль управлінських рішень.
Вивчивши кілька автоматизованих систем діловодства, ми прийшли до висновку, що для нашої адміністрації найбільш оптимальною є автоматизована система електронного документообігу «ДЕЛО». Розглянемо її докладніше.
Система «ДЕЛО» являє собою комплекс заходів щодо забезпечення автоматизації діловодства і заміні друкованого документообігу на електронний.
Дана система має низку переваг: призначена для керівників різних рівнів; забезпечує оперативний пошук документів; відлежуватися рух документа з початку розробки до його прийняття; проводить ефективний контроль за виконанням і надає повну звітність; знижує тимчасові витрати; надає можливість делегування повноважень; має зручний і доступний своєю простотою інтерфейс і т.д.
Система «ДЕЛО» настільки універсальна, що швидко адаптується до специфіки будь-якої організації.
Автоматизована система «ДЕЛО»:
Забезпечує конфіденційність документів, поміщених в базу системи, з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) і спеціальних криптографічних засобів.
Знижує трудомісткість процесу масової заміни паперових документів на електронні з приміщенням їх в базу системи шляхом виконання функції" Потокове сканування».
Може здійснювати всі види роботи над документами без будь-яких обмежень.
Дозволяє здійснювати віддалений доступ до документів через Інтернет («ДІЛО-WEB»).
Може працювати як в автономному режимі, так і спільно з іншими програмними засобами.
Таким чином, система «ДЕЛО» в даний час є самим купується і завершеним продуктом, оскільки вона може здійснювати свої функції повно...
