компанія не має технологією витягання і актуалізації такої інформації, корисні дані можна вважати втраченими.
Втрачаються найважливіші відомості про фактори, що впливають на цільові результати. Наприклад, деякі процеси виконуються неефективно, проте ця інформація якщо і враховується, то фрагментарно. У результаті вплив організаційних, технічних, людських та інших факторів на витрати не простежується системно.
Директивна інформація трансформується в плани, програми і дії персоналу. Кількість розпоряджень та незавершених робіт обчислюється сотнями, бо обсяг запланованих робіт перевищує продуктивні можливості персоналу і підрозділів.
У підсумку виконуються або ті п'ять-десять найбільш актуальних завдань, за які начальство реально запитує, або ті завдання, які зручні для співробітників. Згодом з'ясовується, що якась забута директива мала архіважлива значення, але час втрачено і втрати неминучі. Це відбувається через відсутність системи моніторингу даних про потоках, терміни і черговості робіт, їх важливості, залученості в них і завантаженості персоналу. У результаті управлінці не в змозі передбачити розвиток подій і прийняти обгрунтовані рішення про маневрування ресурсами і черговості виконання директив, а співробітники, перевантажені роботою, несправедливо числяться в відстаючих. Все це призводить до помилок у плануванні, неефективного використання потенціалу компанії і заважає проводити розумну структурну, штатну і кадрову політику.
Через неможливість використання необхідних відомостей поза оперативного доступу залишається 80-90% інформації, яка могла бути застосована для вирішення поточних завдань, тому в більшості випадків роль «інформаційних довідників» беруть на себе фахівці- професіонали. Такі незамінні кадри, які володіють частками знань, складовими таємницю для решти співробітників, є в будь-якій організації. Втрата подібного гуру деколи завдає компанії непоправний збиток.
На ринку інформаційних послуг існує безліч програмних продуктів, які в значній мірі здатні заповнити прогалини в інформаційних технологіях компаній, але впровадження ПЗ не дасть позитивних результатів без попередньої підготовки і настройки організаційної системи, її узгодження з конфігурацією бізнес-процесів і формальною структурою компанії.
Інформаційні повідомлення можуть бути директивними і забезпечують функціонування. Директивна інформація призначена для повідомлення про те, кому, що і в які терміни потрібно виконати; забезпечує інформація містить відомості нормативного характеру про правила поведінки, порядок виконання функцій і операцій, а також дані, що розширюють професійні знання персоналу. Крім того, існує змішаний вид повідомлень, об'єднуючий директивні і забезпечують відомості.
У невеликих компаніях з невисокою інтенсивністю документообігу (не більше 20 документів у день) функції інформаційного забезпечення, як правило, децентралізовані. Це означає, що підрозділи в основному займаються самообеспечением. Централізована складова цієї функції зводиться до розподільної діяльності секретаря при передачі вхідної та відправці вихідної пошти, а також з'єднанні співробітників із зовнішніми і внутрішніми абонентами.
Перевагою інформаційного самозабезпечення є прямою оперативний доступ користувачів до джерел інформації, яка належить їм по цільовим та функціональними ознаками. При такому положенні справ кожен солідний відділ створює власний архів, що відповідає вимогам даної конкретної служби. Однак при великому потоці документів і штатної чисельності офісу, що перевищує 30 осіб, недоліки децентралізованої системи управління інформацією стають помітніше, ніж її гідності.
По-перше, значна частина даних, придатних для багатофункціонального застосування, стає важкодоступній через децентралізованого способу зберігання (в архівах профілюючих відділів). Наприклад, відомості про виконання договорів та витрати по їхньому виконанню потрібні одночасно бухгалтерії, фінансовому, плановому, маркетинговому і економічному відділам. Тому необхідно налагодити одночасний доступ до джерел даних для різних фахівців. У децентралізованій системі це призводить до множинних взаємним запитах, пов'язаних з пошуком, підготовкою і передачею інформації суміжникам, що, зрозуміло, відволікає працівників від виконання основних службових обов'язків. При цьому контроль і облік руху документів вкрай утруднений, а часто і зовсім відсутня.
По-друге, відділи, які монополізували певні джерела інформації, формують бази даних з урахуванням лише своїх, вузьковідомчих потреб. Формати баз даних, створюваних у різних підрозділах, як правило, не збігаються. У результаті багато часу йде на переоформлення, доповнення або корекцію інформації при повторному або паралельному використанні. Часто о...
