кадрів документ під розпис потрапляє до виконавця. Яка виходить із Фонду документація так само реєструється в журналі вихідних документів, підписується у керівника організації і виконавцем відправляється адресату. Копії відправленої документації підшиваються в архівні справи Фонду. p align="justify"> Контроль над виконанням документа будується на базі реєстраційних даних: записів у журналах вихідної і вхідної кореспонденції.
Номенклатура справ затверджується виконавчим директором Фонду. Саме поняття Номенклатура увазі - систематизований перелік найменувань справ, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Вона створюється для систематизування та обліку справ, угруповання виконаних документів, індексації та визначення строків їх зберігання. p align="justify"> При формуванні справ повинні бути дотримані наступні умови:
поміщати тільки виконані, оформлені документи про заголовкам справ згідно з номенклатурою;
документи поміщаються по темі вирішення питання;
угруповання відбувається по роках (календарним);
роздільно формуються справи з різними термінами зберігання;
в діла не підкріплюються документи підлягають поверненню, чернетки, зайві екземпляри.
За результатами експертної комісії, створеної при Фонді, цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового зберігання та з особового складу, а так само акти про виділення справ до знищення. На завершення справи складаються описи. p align="justify"> У Оренбурзькому недержавному пенсійному фонді В«ДовіраВ» так само розроблено Положення про порядок прийому, зберігання, обліку та видачі іміджевої, рекламної та презентаційної продукції ВНПФ В«ДовіраВ» (додаток З) в якому встановлюється порядок прийому, зберігання і відпустки вищепереліченої продукції фонду. Аналізованих становище є інструментом побудови ефективного обліку та руху всіх видів іміджевої, рекламної та презентаційної продукції, яка надходить до фонду, враховує всі вимоги і дозволяє здійснювати аналіз роботи фонду в цілому, її підрозділів і окремих співробітників, в частині що стосується витрат та ефективності від використання іміджевої , рекламної та презентаційної продукції. У Положенні регламентовані правила прийому, зберігання та відпуску іміджевої, рекламної та презентаційної продукції. p align="justify"> Таким чином, документообіг в досліджуваній організації ведеться відповідно до законодавства РФ та Інструкції з діловодства з оформленням необхідних реквізитів, а так само з дотриманням правил оформлення документації, її реєстрації та строків зберігання. Далі будуть розглянуті правила і процедури обов'язкові для дотримання співробітниками на роботі. br/>
. Кодекс професійної етики НВФ В«ДовіраВ»
Положення кодексу етики розробленого в НПФ В«ДовіраВ» (додаток І) спрямовані на захист прав та інтересів застрахованих осіб, які уклали договір про обов'язкове пенсійне страхування з НПФ В«ДовіраВ», що здійснює діяльність у якості страховика по обов'язковому пенсійному страхуванню. Даний звід правил включає в себе обов'язкові для дотримання посадовими особами Фонду процедур, а так само санкції, застосовувані до порушників за невиконання кодексу етики, а так само встановлює стандарти профетікі з метою захисту прав та інтересів застрахованих осіб, які уклали договір про обов'язкове пенсійне страхування.
Отже, кодекс встановлює принципи діяльності співробітників Фонду такі як: законність, пріоритет прав та інтересів застрахованих осіб, збереження і приріст коштів пенсійних накопичень, професіоналізм, незалежність, сумлінність, конфіденційність, інформаційна відкритість, ефективний внутрішній контроль, справедливе ставлення.
Принципу конфіденційності присвячено окреме Положення про комерційну таємницю ВНПФ В«ДовіраВ» (додаток К) розроблене на локальному рівні організації. Воно розроблено відповідно до Цивільного кодексу РФ, ФЗ В«Про комерційну таємницюВ» та ін нормативно-правовими актами РФ і пов'язані із встановленням, зміною та припиненням режиму комерційної таємниці, щодо інформації становить комерційну таємницю ВНПФ В«ДовіраВ». Комерційною таємницею фонду вважається режим конфіденційності інформації, що дозволяє фонду при існуючих або можливих обставин збільшити прибутковість, уникнути невиправданих витрат, зберегти положення на ринку пенсійних послуг. У рамках Положення про комерційну таємницю розроблені переліки відомостей що становлять і не становлять комерційну таємницю, систематизовані рівні доступу працівників Фонду до комерційної таємниці, зазначений порядок використання інформації становить комерційну таємницю, механізм надання комерційно-таємної інформації, а так само регламентована відповідальність за розголошення комерційної таємниці.
