безпечення обліку, контролю та пошуку документів.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ повинен реєструватися тільки один раз.
Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні документи - в день підписання.
Реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. У інструкції з діловодства ВАТ комбінату В«МагнезитВ» у додатку представлений перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документаційного забезпечення. Перелік затверджується керівником ВАТ комбінату В«МагнезитВ», якщо він включає нерегістріруемих документацію всього ВАТ комбінату В«МагнезитВ», або керівником того структурного підрозділу, на документи якого перелік поширюється.
При реєстрації документів використовуються такі основні довідкові матеріали: перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства; перелік структурних підрозділів з їх умовними позначеннями; номенклатура справ.
Індексація документів.
В
Індексація документів у діловодстві - це проставлення їх порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце їх виконання (складання) та зберігання. p> Реєстраційний індекс документа; реєстраційний номер документа - цифрове або буквено-цифрове позначення, присваиваемое документи при його реєстрації.
Індекс вхідного, вихідного і внутрішнього документа, як правило, складається з індексу справи за номенклатурою і реєстраційного номера документа, наприклад: реєстраційний номер 06-10/96 вхідного документа включає:
- 06 - індекс структурного підрозділи;
- 10 - номер відповідної справи по номенклатурі;
- 96 - індивідуальний порядковий номер вхідного документа, присвоєний йому при реєстрації.
Індексами розпорядчих документів і протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів. Індекси заяв і скарг громадян можуть бути доповнені
першою літерою прізвища автора документа.
На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний номер документа, що фіксує факт і час надходження документа на ВАТ комбінату В«МагнезитВ». Місце проставлення штампа визначено ГОСТ
Р 6.30 - 2003
Форми реєстрації документів та порядок їх заповнення.
У практичній діяльності, залежно від обсягу документообігу у ВАТ комбінату В«МагнезитВ» використовують три форми реєстрації документів: журнали і картки, і третя форма реєстрації, використанням персонального комп'ютера - автоматизована електронна (Схема № 3). <В
В
Схема № 3 Організація контролю виконання
В
У структурних підрозділах ВАТ комбінату В«МагнезитВ» застосовують різні журнали для реєстрації вхідних і вихідних документів. p> ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ Вихідні документи
Індекс документа
Дата відправки документа
Адресат документа
Короткий зміст документа (заголовок)
Виконавець
Номери структурного підрозділу та розділу номенклатури справ
06-10/96
15.04.2006
Адміністрація Челябінській області
Про спільно проведенні регіональної конференції
Сидорова
06-10
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЇ реєстрації вхідних документів
Індекс (номер) документа
Дата надходження
Вихідний номер
Короткий зміст документа (заголовок)
Резолюція і кому направлено документ
Відмітка про виконанні
77/01-03
25.03.2006
05-16/100
Запрошення до співпраці з редколегією журналу "Правознавство"
Петрову С.І. Підготувати відповідь до 29.03.2006
Підготовлено та надіслано лист від 28.03.2006
В
Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів карткова більш зручна форма реєстрації. Форма картки - реєстраційно-контрольна картка, розташування в ній необхідних реквізитів для реєстрації документа може бути визначений у організації (установі) і затверджений в інструкції з діловодства.
Бланки реєстраційно-контрольної картки можуть бути виготовлені як друкарським способом, так і методом оперативної поліграфії на папері формату А5 (148х210 мм). Допускається колірна відмінність карток.
Кількість примірників реєстраційної картки визначається числом довідкових та контрольних карток у всіх структурних підрозділах і ланках, в яких документ буде виконуватись і контролюватися.
Бланки реєстраційно-контрольної картки повинні ...
