виготовлятися друкарським способом або методом оперативної поліграфії на папері формату А5 (148х210 мм). Допускається колірна відмінність карток. br/>
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
лицьова сторона
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КОРЕСПОНДЕНТ
ІНДЕКС ДОКУМЕНТА
дата надсилання документів
ДАТА НАДХОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТА
ІНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КОРОТКИЙ ЗМІСТ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦІЯ І КОМУ СПРЯМОВАНИЙ ДОКУМЕНТ /Td>
ТЕРМІН ВИКОНАННЯ
зворотний бік
ВИКОНАВЕЦЬ
ДАТА
НАСЛІДКИ №
КОМУ
№ СПРАВИ
КИМ ПІДПИСАНО
відміткою про виконання
РОЗСИЛКА
КІЛЬКІСТЬ ЛИСТІВ
ФОНД №
В
ОПИС №
СПРАВА №
В
На верхньому полі реєстраційно-контрольної картки гуртком обводять дату виконання документа, взяту з резолюції. На нижньому полі є графа для проставлення фактичного виконання документа. Картки поміщають в контрольну картотеку. Контрольну картотеку доцільно розділити на 33 комірки (Рубрики): 31-я осередок відповідає максимальному числу днів на місяць; в 32-й комірці розміщують картки на документи, терміни, виконання яких настануть у наступному місяці; в 33-й комірці розташовують картки на невиконані в строк документи. br/>
Картки в картотеці розташовують по датах виконання документів, тобто кожному дню виконання (в межах місяця) відповідає певна її осередок.
Найбільш раціональним веденням контрольних операцій реєстрації документів є використання персонального комп'ютера, який в заданому режимі встановлює проміжні терміни виконання і виводить на екран номери документів в призначений день для проведення над ними контрольних операцій.
br/>
В
2.3 Контроль виконання документів
Контроль виконання документів - сукупність дій, беспечівает своєчасне виконання документів.
Організація контролю за виконанням документів у ВАТ комбінату В«МагнезитВ» забезпечує їх своєчасне і якісне виконання (Схема № 4).
В
Схема 4. Контроль виконання документів
Контроль здійснюється за найбільш важливими вхідними, вихідними і внутрішніми документами.
Контроль за виконанням документів і які у них доручень здійснюють керівники установи, керівники структурних підрозділів та уповноважені ними особи. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу документаційного забезпечення управління ВАТ комбінату В«МагнезитВ».
У структурних підрозділах ВАТ комбінату В«МагнезитВ» контроль за виконанням документів здійснює секретар або особа, відповідальна за діловодство.
Технологія контролю складається з постановки документа на контроль, перевірки своєчасного доведення документа до виконавця,
попередньої перевірки і регулювання ходу виконання, обліку та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника ВАТ комбінату В«МагнезитВ».
Термін виконання документа - строк, встановлений нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом або резолюцією. p> Існує два види терміну виконання документа: типовий та індивідуальний.
Типовий термін виконання документа - термін виконання документа, встановлений нормативно-правовим актом.
Індивідуальний термін виконання документа - термін виконання документа, встановлений організаційно-розпорядчим документом організації або резолюцією. p> Контроль за виконанням документа починається з моменту взяття його на контроль. На документі поставленому, на контроль відповідно до
ГОСТ Р 6.30-97 робиться відмітка знаком "К" або штампом "КОНТРОЛЬ".
Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення виконавцем конкретної роботи (підготовки відповіді, складання проекту контракту, проведе...
