бінату В«МагнезитВ» і в структурні підрозділи організації. Керівництву ВАТ комбінату В«МагнезитВ» передаються документи
вищестоящих органів управління та документи, що містять інформацію
по найважливіших питань діяльності організації (установи). Решта документи передаються керівникам структурних підрозділів організації (установи) або безпосередньо виконавцям. При наявності в установі підрозділи по розгляду листів громадян, заяви і скарги направляються в нього з експедиції.
Документи передаються керівництву або виконавцям у день надходження на ВАТ комбінату В«МагнезитВ».
Документи, що підлягають реєстрації, після їх розгляду реєструються і передаються керівникам ВАТ комбінату В«МагнезитВ» і структурних підрозділів. Документи, які виконуються декількома підрозділами, передаються по черзі (згідно резолюції, накладеної у документі) або розмножуються і передаються одночасно в копіях.
Вихідні документи
Проект вихідного документа становить виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар. Вихідні документи оформляються в двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, який складають в одному екземплярі. Проект вихідного документа може бути узгоджений як зі фахівцями інших організацій (установ), так і всередині організації
(Додаток 2)
Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003, якщо документ проходить узгодження з іншою організацією, що не автором документа, то узгодження оформляється реквізитом "грифом узгодження документа ". [i] Документ, що проходить узгодження всередині організації (установи) оформляється реквізитом "візи узгодження документа".
Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику разом з матеріалами, на підставі яких він
готувався.
До проекту документа виконавець докладає список організацій,
яким повинен розсилатися підписаний документ.
Доцільно на ВАТ комбінаті В«МагнезитВ» встановити порядок, при якому право підписання документів мають не тільки керівник
комбінату В«МагнезитВ», а й інші керівні працівники, в межах їх компетенції.
За цієї умови рух документів і їх виконання стануть більш оперативними.
Керівник комбінату В«МагнезитВ» у праві внести зміни та в що підписується документ або повернути його на доопрацювання.
Після підписання керівником двох примірників вихідного документа він передається на реєстрацію. Відправляються документи реєструються в "Журналі реєстрації вихідних документів". Після реєстрації та присвоєння виходить документа реєстраційного номера необхідно зафіксувати його рукописним або машинописним способом на обох примірниках. Після реєстрації документи направляються в експедицію. Тут перевіряється правильність оформлення вихідних документів і сортування їх по кореспондентам. На ВАТ комбінаті В«МагнезитВ» є масив постійних адрес. Після оформлення адресата на конвертах проставляються види поштових відправлень, оформляється вартість відправлення і складаються описи на поштові відправлення.
Відправка вихідних документів відбувається в той же день. Другий примірник відправляються документів або єдиний екземпляр факсу (телефонограми) підшиваються в справу.
Внутрішні документи.
Внутрішні документи готуються, оформляються у межах ВАТ комбінату В«МагнезитВ».
Проходження їх на етапах підготовки та оформлення організовуються так само, як підготовка та оформлення вихідних документів, а на етапі виконання воно збігається з маршрутом входять документів.
Особливість руху внутрішніх документів є те, що маршрути
їх різні для окремих видів документів. p> Під обсягом документообігу розуміють загальне кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу.
Облік обсягу документообігу організовується для встановлення:
- завантаження комбінату В«МагнезитВ», його підрозділів та служби документаційного забезпечення управління;
- потреби комбінату В«МагнезитВ» організаційної та електронно-обчислювальної техніки.
При визначенні обсягу документообігу одноразово обов'язково враховуються всі документи. Підрахунок вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведеться роздільно. Окремо враховуються машинописні копії та копії, виготовлені засобами оперативного розмноження. Загальний обсяг документообігу виражається дробом, чисельник - кількість основних документів, знаменник - кількість копій.
br/>
В
2.2. Реєстрація документів
Загальні правила реєстрації документів на ВАТ комбінаті В«МагнезитВ». p> Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання. Дотримуючись визначенню, реєстрація документа - це присвоєння йому індексу та проставлення його на документі з наступним записом даних про документі в журналі реєстрації або реєстраційній картці. Метою реєстрації є за...
