різних бізнес процесів ,
Утримувати компоненти необхідні для роботи зі слабоструктурованої інформацією,
Забезпечувати можливість швидкої модифікації процесів без зупинки системи,
Реалізовувати принцип єдиної черги завдань для різних процесів обробки інформації,
Забезпечувати можливість інтеграції для обробки даних з підсистем інформаційної системи,
Утримувати стандартні блоки для автоматизації типових бізнес процесів
Однією з основних причин неуспіху впровадження систем автоматизації документообігу, є спроба автоматизувати окремі завдання, не враховуючи можливу перспективи розвитку системи. Давайте коротко зупинимося на завданнях, які повинна вирішувати система автоматизації документообігу компанії.
Точка зору на функції системи може істотно відрізнятися залежно від того, який фахівець буде формулювати вимоги до системи.
Так наприклад, керівник вихований у рамках радянської системи директивного управління буде вимагати реалізації таких функцій як, реєстрація кореспонденції, контроль виконання резолюцій і розпоряджень, отримання звітів про виконання документів, тобто завдань автоматизації традиційного діловодства.
Керівник проектів захоче бачити в системі функції управління проектною документацією і створенню її архівів, маршрутизацію проектних завдань і документів та засоби відстеження їхнього стану, інтеграцію процесу обробки документів з системою управління проектами.
Начальник конструкторсько-технологічного підрозділи зажадає від системи засобів ведення конструкторських і технологічних документів, інтегрований з CAD системою, засобів управління ієрархіями документів та їх версій, засоби підтримки життєвого циклу документації на вироби та ін
Юрист захоче бачити в системі функції підтримки архіву нормативних документів, засоби узгодження і ведення архіву договорів, засоби управління дорученнями та пр.
Співробітник відділу якості напевно пригадає про таких завданнях як ведення бібліотеки регламенту управлінських процедур, наявність засобів автоматизації подібних регламентів, засоби автоматизованого збору метрик якості виконання процесів, автоматичної генерації звітів поля аудиту та пр.
І це далеко не всі фахівець з маркетингу запропонує впровадити в організації засобів автоматизації публікації інформації на WEB сайті компанії, продавець - засоби ведення історії листування з підприємством покупцем, співробітник відділу кадрів попросить автоматизувати кадровий документообіг, а фінансист - засоби затвердження бюджетних документів і завдань на платіж і так далі і тому подібне.
Більше того, в кожній конкретній компанії кожен окремий контур автоматизації документообігу матиме яскраво виражену специфіку.
При цьому, дуже часто функції обробки документів є частиною бізнес процесів, вже автоматизованих за допомогою різних програмних технологій. Ось кілька прикладів подібних завдань:
