енерно-технічне та господарське обслуговування архіву має здійснюватися його штатними працівниками).
Робити розрахунки доцільно роздільно за категоріями працівників: фахівці з основної діяльності, керівники з основної діяльності, фахівці адміністративно-управлінського персоналу, інженерно-технічні працівники, робітники, молодший обслуговуючий персонал, керівники з неосновної діяльності. Дану роботу рекомендується проводити в наступному порядку. Спочатку доцільно розрахувати необхідну кількість працівників з основної діяльності. Для цього слід скласти перелік усіх функцій з основної діяльності і всіх архівних робіт, які повинен виконувати архів для реалізації своїх завдань та функцій, визначених архівним та суміжних законодавством (федеральним і регіональним), Основними правилами роботи державних архівів Російської Федерації, правилами роботи державних архівів з науково-технічними та кинофотофоновидеодокументами, регламентами, іншими галузевими нормативно-методичними документами, а також федеральними та регіональними програмами і планами розвитку архівної справи, статутом даного архіву (положенням про архів). У переліку включаються нормовані і ненормовані роботи. Потім визначаються обсяги кожної з робіт, які архів зобов'язаний щорічно виконувати по кожному з напрямків основної діяльності в певний період часу (наприклад, в найближчі п'ять років). Розрахунок необхідних обсягів робіт проводиться на основі аналізу стану і результатів діяльності архіву за останні роки, з обов'язковим урахуванням діючих федеральних і регіональних програм і планів розвитку архівної справи, рекомендацій органів управління архівною справою - федерального і регіонального (даного суб'єкта Російської Федерації), наявних у архіву власних прогнозів, програм і планів розвитку. Від поточного планування діяльності архіву дана робота буде відрізнятися тим, що зазвичай при плануванні архіви виходять з затвердженою штатної чисельності, а не необхідною. Оскільки штатна чисельність багатьох архівів недостатня, при плануванні та здійсненні робіт з основної діяльності архіви нерідко змушені порушувати встановлені або нормативні терміни їх проведення, перевищувати норми часу і виробітку, працювати за спрощеними технологіями (нерідко з шкодою для якості) або взагалі відкладати проведення окремих видів робіт на невизначений час.
При проведенні розрахунків для обгрунтування необхідної штатної чисельності основного персоналу державного архіву слід в основу розрахунків закладати обсяги робіт, в яких з максимально можливою повнотою враховуються такі чинники, як обсяги та стан збереження фондів архіву; наявність секретних, унікальних і особливо цінних документів, а також кінофотофонодокументів і мікроформ, що вимагають відокремленого зберігання та спеціального обліку; необхідні заходи щодо забезпечення збереження документів, створення страхового фонду та фонду користування (що вимагає в ряді архівів створення лаборатор...
