ться кількість аркушів, наявність додатків і т.д. [2]
3. Форми реєстрації документів
Форми реєстрації можуть бути трьох видів: журнальна, карткова і автоматизована електронна (на ПЕОМ).
Журнальна система реєстрації потрібна тільки тоді, коли облік документів виступає на перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації. Наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, пропусків. Це, як правило, документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера. Банки, наприклад, ведуть журнали обліку договорів про депозитний вклад, рахунків фірми і т.д. Журнальна система реєстрації використовується в роботі з документами обмеженого доступу: секретними, конфіденційними. Для кожної категорії документів зазвичай розробляється своя форма журналу з різним ступенем дробности відомостей про документ. [2]
Таблиця 1. Журнал обліку конфіденційних документів
НомерДата документаВід та короткий зміст документаФамілія ісполнітеляНомера носія і аркушів черновикаКоличествоПодпись за отримання проектаЕкземпляров документаліста в екземпляре12345678
Таблиця 2. Форма реєстраційного журналу звичайних вхідних документів
Дата полученіяРегістра-ційний номерКорреспон-дентНомер і дата документаСодержаниеРезолюцияИсполнительСрок ісполненія12345678
Журнальна система зручна і в тому випадку, коли в організацію надходить дуже незначна кількість документів.
Для організацій мають значний документообіг, журнальна форма реєстрації в даний час не застосовується (застаріла), так як має ряд істотних недоліків:
оскільки запис в журнал ведеться в послідовності надходження документів, реєстрацію може вести тільки одна людина. Тому при великій кількості документів, що надійшли процес реєстрації займає значний час, що природно призводить до затримки подальшої роботи з документом;
журнальна система реєстрації неминуче призводить до дублювання цієї операції, так як дані про документ потрібні не тільки в канцелярії, але і в структурних підрозділах, куди він передається для виконання, і документ реєструється повторно у всіх відділах, через які проходить. У результаті раніше у великих установах документ реєструвався три-п'ять разів на різних формах журналів;
журнальна система реєстрації робить практично неможливою довідкову роботу за документами, так як при хронологічній запису документів для їх пошуку треба знати хоча б приблизну дату отримання документа;
при журнальній системі реєстрації неможливо вести строковий контроль за виконанням документів, оскільки документи мають різні терміни виконання і для виявлення документів, термін виконання яких закінчується на певну дату, треба переглядати всі...
