творюються бази даних для обліку документів і справ, контролю за наявністю і станом справ, обліку використання, обліку джерел комплектування і т.д.
Інтеграційний принцип передбачає створення єдиної системи, що реалізує функції обліку та інформаційного пошуку документів. Такі інформаційні системи існують в державних архівах. p align="justify"> Державний архів веде облік всіх створених БД у вигляді бази даних їх описів (наприклад, "Архівний фонд", "Фондовий каталог суб'єкта Федерації").
Інформаційно-пошукові бази даних служать для створення і ведення таких архівних довідників, як архівні описи, зведені номенклатури справ, каталоги, картотеки, а також для вдосконалення процесів інформаційного пошуку в архіві.
Створення автоматизованої інформаційно-пошукової системи архіву є найбільш складним завданням.
3. Підсумки і перспективи розвитку інформатизації в архівній справі
За минуле десятиліття з моменту завершення програми в Російській Федерації та в архівній справі відбулися кардинальні зміни. У 2004 р. був прийнятий Федеральний закон "Про архівну справу в Російській Федерації", який змінив статус Федеральної архівної служби. Потім (в 2006 і 2010 рр..) Був прийнятий цілий ряд Федеральних законів, постанов, розпоряджень та указів, які висувають на перший план необхідність аналізу існуючого положення в галузі інформатизації архівної сфери та вироблення єдиної перспективної програми інформатизації Федерального архівного агентства. p align="justify"> В даний час розроблена Програма інформатизації Федерального архівного агентства та підвідомчих йому федеральних архівів на 2011 - 2020 роки.
Програма передбачає кілька основних напрямів впровадження ІКТ в архівній сфері, в рамках яких виділені окремі змістовні завдання і передбачені заходи, послідовна реалізація яких дозволить домогтися повномасштабного впровадження і використання ІКТ.
Перший напрямок: Надання державних послуг. Серед завдань і заходів, передбачених цим напрямком, передбачається здійснювати заходи, частина з яких вже реалізується. Так, на єдиному порталі портал державних і муніципальних послуг розміщена оновлена ​​інформація про послуги, що надаються Федеральним архівним агентством та підвідомчими йому установами, заплановано розвиток Інтернет-порталу "Архіви Росії" (у тому числі створення розділів порталу іноземними мовами) і організація доступу до інформації про документи Архівного фонду Російської Федерації через портал (з використанням програмного комплексу "Центральний фондовий каталог"); Створення сайтів федеральних архівів (у вигляді самостійних сайтів або розділів порталу "Архіви Росії"), що дозволить значно розширити можливості доступу громадян та організацій до інформації про документи Архівного фонду Російської Федерації через сайти архівів, на яких розміщуватимуться електронні опису...
