ооперації праці. p align="justify"> Однією з функцій служби ДОП є розробка Інструкції з діловодства організації, що встановлює єдині правила документування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання та зберігання документів. Інструкція затверджується керівником організації і має обов'язковий характер для всіх працівників. Інструкція з діловодства повинна розроблятися на основі положень Державної системи документаційного забезпечення управління, державних стандартів на документи, Основних правил відомчих архівів, Основних правил роботи архівів організацій. Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству в галузі інформації і документації. p align="justify"> Склад розділів інструкції з діловодства, їх послідовність, наявність додатків визначаються її розробниками, але необхідно, щоб положення інструкції послідовно відбивали всі стадії роботи з документами від їх створення або отримання до виконання, відправлення та/або здачі в архів.
У розділі В«Загальні положенняВ» Інструкції з діловодства має бути відображено, що організація ДОП, контроль за веденням діловодства в структурних підрозділах, методичне керівництво і навчання працівників основам роботи з документами покладаються на службу ДОП організації, а відповідальність за організацію ДОП в структурних підрозділах покладається на керівників підрозділів, для чого керівник призначає відповідального за діловодство в підрозділів, який й забезпечує облік документів, проходження документів у встановлені терміни, здійснює ознайомлення працівників з нормативними та методичними документами з діловодства.
Працівники організації несуть персональну відповідальність за виконання вимог Інструкції з діловодства, своєчасний розгляд і виконання документів, їх правильне оформлення і збереження.
Також службою ДОП розробляються Табель і Альбом уніфікованих форм документів організації - перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки та проходження.
У поточній діяльності організації Табель форм документів виконує функцію довідника, що містить у впорядкованому вигляді найменування форм документів, що використовуються в діяльності організації, і дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів, а також проводити контроль за діяльністю виконавців, виключаючи можливість появи непередбачених форм документів.
Для забезпечення правильного формування та обліку справ організації повинна складатися номенклатура справ, яка представляє собою систематизований перелік заголовків справ з зазначенням термінів зберігання, оформлений в установленому порядку. Систематизація документів - одна з найважливіших завдань у ДНЗ. У номенклатуру справ включать всі док...
