, друк), відмітка про його проходження і виконанні.
Найменування виду документа. У всіх документах, крім листів, наводиться назва виду документа, що сприяє швидкому сприйняттю його змісту. Виходячи з назви, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту й особливості викладу, рівень обов'язковості виконання його вимог (акт, розпорядження, режим, постанова і т.п.).
Автор ділового документа - це юридична особа: установа, підприємство, організація (наприклад, Харківський державний інститут культури, Асоціація сучасних інформаційно-бібліотечних технологій тощо).
Дата. Документ датується днем ??його підписання або затвердження (за винятком матеріалів колегіальних органів, що датуються днем ??проведення колегії). Елементи дати наводяться в одному ряду трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік.
Індекс. Цей реквізит забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереження та контроль виконання. Він включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи в номенклатурі підрозділи, третя - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад, вхідний номер № 03-12/97: перша цифра 03 - шифр структурного підрозділу автора документа, 12 - номер справи, де зберігається копія вихідного документа; 97 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
Місце складання або видання. Цей реквізит включає в себе назву міста або іншого населеного пункту, де створюється розпорядчий, організаційний чи колегіальний документ.
Адресат. Документ адресується організації, структурному підрозділу, службовому або приватній особі. Основні елементи реквізиту «адресат» - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштову адресу.
Гриф затвердження. Затвердження - спосіб посвідчення документа після його підписання, санкціоноване розширення дії документа на певне коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада особи, що затверджує документ, підпис. Документ має юридичну силу з моменту його затвердження.
Заголовок до тексту. Цей реквізит відбиває головну ідею документа. Мета заголовка - прискорення процесу обробки документа та проходження через структурні підрозділи до його реального виконавцю.
Тема є невід'ємною частиною документа, оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду та призначення. Він з максимальною повнотою розкриває зміст документа. Перенесений на реєстраційну картку заголовок визначає рубрику картотеки і тим самим дає можливість знаходити і використовувати документ в період його перебування в установі.
Підпис. Формою вираження законності документа і відповідальності за його зміст є його огляд. Головні методи обстеження документів - підпис, затвердження та додаток друку.
Документи, що відправляються у вищі організації, в редакції газет і журналів, а також розпорядчі та найважливіші внутрішні документи підписує керівник установи або його заступник.
Доповідні записки, довідки, повідомлення, зведення, списки, переліки та інші документи довідкового або аналіт...
