пособом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято ділити на розповіді, опису, роздуму.
В оповіданні йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол).
В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).
роздуми називається вид тексту, в якому логічні визначення, думки і умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ, доводять певну тезу. Розрізняють два основних види доказів - дедуктивний, коли думка розвивається від загального до приватного, і індуктивний, в якому думка спрямована від окремих фактів до загального.
Текст ділового документа відповідає наступним основним вимогам: вірогідність і об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації, максимальна стислість, переконливість. Переконливим є той документ, який призводить до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохання, викладеної в документі. Переконливо складений лист може прискорити прийняття управлінського рішення, допомогти уникнути назрілого конфлікту. Текст розкриває основний зміст документа.
4. Реквізити та оформлення ділового документа
Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими і територіальними кордонами і об'єктами його дії.
Реквізит (лат. requisitum - потрібне, необхідне) - сукупність обов'язкових даних, без яких документ не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили. Це обов'язкові дані, встановлені законом або положеннями для ділових документів. Відсутність хоча б одного з реквізитів позбавляє його держателя можливості використовувати документ за призначенням.
Оформлення документа - це проставлення необхідних реквізитів, їх написання і розташування на бланку.
Для уніфікованих форм документів застосовують папір форматів A3 (297x420 мм), А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм), А6 (105x148 мм).
Діловий документ з використанням реквізитів оформлюють у відповідності з формуляром-зразком.
Формуляр-зразок - єдина модель побудови форми документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити. Ділові документи, як правило, мають постійно діючий бланк документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної. Постійна інформація повідомляє назва організації (установи, підприємства), її адресу, номер телефону або факсу; під змінної маються на увазі документная інформація, а також елементи правового та діловодного оформлення (вихідний номер, підпис посадової особи, печатка).
Для кожного формату (А4 і А5) встановлюються два варіанти розміщення реквізитів: кутовий і поздовжній.
При складанні та оформленні документів обов'язково зазначаються установа-автор (як правило, вказується на бланку), вид документа (крім листів), заголовок, адреса і дата, відмітка про погодження тексту, посвідчення документа (підпис, установа...
