· вид документа (ПРОТОКОЛ);
· номер і дату;
· місце складання протоколу;
· заголовок до тексту.
Найменування організації завжди вказується разом з організаційно правовою формою і має відповідати офіційно встановленому найменуванню (в статуті чи положенні про організацію). При цьому організаційно-правова форма має бути написана не у вигляді абревіатури, а повністю.
Якщо в організації є офіційно зареєстроване скорочене найменування, то воно теж може бути присутнім в дужках рядком нижче повного найменування.
Якщо в організації є вищестояща організація, то її найменування вказують вище найменування організації - автора документа, бажано в скороченому вигляді
Датою протоколу є день проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати його початку і закінчення (а не дату підписання протоколу, який може оформлятися через кілька днів після закінчення самого заходу).
Протоколи нумерують у межах календарного року, тому номером (індексом) протоколу є порядковий номер засідання. Порядкові номери присвоюються окремо по кожній групі протоколів, які складаються в організації: окремо нумеруються протоколи загальних зборів акціонерів, протоколи засідань дирекції, протоколи засідань технічної ради, протоколи зборів трудового колективу і т.д.
Існує «мода» написання номера документа і дати, що складається з однієї цифри, двома цифрами: для цього на початку додають нуль. Тут можна почути пояснення наступного властивості: наявність нуля («№ 01» або «1 грудня 2008») не дозволить на його місці дописати іншу цифру і перетворити таким чином 1 в 11, 21 або 31. Але підкреслимо, що вказівок на таке написання в нормативній базі не міститься. Це просто досить поширена практика.
Місце складання документа важливо вказувати в тому випадку, коли його скрутно визначити по найменуванню організації, а також у тих випадках, коли засідання проводиться в іншому населеному пункті, а не там, де розташовується організація - автор документа. Відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 (пункт 3.12) місце складання документа вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, використовуючи тільки загальноприйняті скорочення.
Заголовок до тексту протоколу містить вказівку на вид колегіальної діяльності (нарада, збори, засідання тощо) і назва колегіального органу в родовому відмінку.
Вступна частина тексту. Текст протоколу включає вступну та основну частини. У вступній частині протоколу після заголовка наводяться ініціали та прізвища голови та секретаря засідання. Слід їметь на увазі, що в протоколі голова - посадова особа, що проводить нараду, його посада за штатним розкладом у тексті не вказується.
Секретар - особа, що відповідає за організацію наради та документування його діяльності, тобто складання та оформлення протоколу. Секретар наради (засідання) не обов'язково є секретарем з займаної посади. Ця посадова обов'язок може бути додатковою для працівника. Вона повинна бути закріплена в його посадовій інструкції, якщо виконується постійно. Ця робота може бути доручена працівникові керівником, якщо вона виконується як разове доручення.
З ...
