нового рядка після слова «Були присутні» в алфавітному порядку перераховують ініціали та прізвища посадових осіб організації, які беруть участь в обговоренні та прийнятті рішень на засіданні.
Якщо на засідання запрошені інші посадові особи своєї організації, то вони перераховуються в розділі «Запрошені» в алфавітному порядку (прізвище та ініціали) без зазначення посади. Якщо у засіданні беруть участь представники інших організацій, то вказують і їх посади з найменуваннями організацій.
Перелік присутніх учасників та запрошених осіб друкується через 1 міжрядковий інтервал. Далі залишається один порожній рядок і через 1 міжрядковий інтервал друкується повістка дня. А ось основну частину тексту протоколу прийнято друкувати через 1,5 міжрядкових інтервалу.
Складання списку учасників наради є обов'язком секретаря. Список складають заздалегідь за вказівкою керівника (він потрібен для оповіщення учасників про дату зустрічі і порядку денному, бажана попередня роздача довідкових матеріалів для вивчення питань і підготовки до обговорення). У день проведення наради список присутніх коригують виходячи з фактичної наявності посадових осіб.
При оформленні протоколу розширеного засідання (більше 15 осіб) або постійно діючого колегіального органу прізвища учасників в протоколі не перераховуються, а зазначається цифрою їх загальну кількість. Воно визначається за підсумками реєстрації, список реєстрації в цьому випадку стає одним з додатків до протоколу. У такому випадку в протоколі вказують. Під вступну частину протоколу включають порядок денний. Її зміст визначається тим керівником, який призначає нараду і буде його вести. Якщо такий документ розсилався учасникам перед нарадою, то інформація з нього і повинна бути перенесена в протокол.
Порядок денний в протоколі містить перерахування питань, які обговорюються на засіданні, закріплює послідовність їх обговорення та прізвища виступаючих (доповідачів).
Питання порядку денного нумеруються арабськими цифрами і починаються з прийменника «О» або «Про», відповідаючи на питання «про що?». По кожному пункту в протоколі повинні бути вказані ініціали та прізвище доповідача - посадової особи, який готував дане питання.
Основна частина тексту. Зміст протоколу оформляється на основі записів, які веде на засіданні секретар вручну або з використанням диктофона. Текст основної частини протоколу складається відповідно з послідовністю питань, встановлених порядком денним. Відмінність короткої і повної форм протоколу - раніше все було просто
За формою викладу тексту протоколи поділяються на короткі та повні.
Різні форми протоколу відрізняються один від одного тільки повнотою висвітлення ходу засідання. За оформленням відмінностей у цих формах немає. Цей постулат діє на основі практичного досвіду, що викладений у будь-якому підручнику з діловодства.
Короткий протокол - це документ, який фіксує:
· обговорювалися на засіданні питання,
· прізвища доповідачів і
· прийняті рішення.
Такий протокол, як правило, ведуть у таких випадках:
· коли засідання стенографується (стенограма виступів буде додатком до протоколу) або записуєть...
