ьнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;
? організація машинописного (комп'ютерного) виготовлення, копіювання і оперативного розмноження документів;
? розробка та проектування бланків документів;
? розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації;
? організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
? організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах;
? розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни;
? здійснення контролю за правильністю оформлення і формування структурними підрозділами організації справ, що підлягають здачі в архів;
? організація роботи архіву у відповідності з діючими нормативно-методичними рекомендаціями Росархіву Російської Федерації;
? підвищення кваліфікації працівників служби ДОУ і архівів, проведення нарад і консультування з питань, що належать до компетенції служби ДОУ;
? організація робочих місць, АРМ, умови праці співробітників служби ДОУ.
Функції діловодної служби класифікуються наступним чином:
? адміністративна функція, суть якої полягає у здійсненні цілеспрямованих і планомірних управлінських впливів на об'єкти документаційного менеджменту;
? регулятивна, яка сприяє досягненню більшої гнучкості управлінських впливів і дозволяє при необхідності коригувати їх спрямованість і інтенсивність;
? координаційна функція утворюють організаційні зусилля, що вживаються в рамках документаційного менеджменту для забезпечення необхідної взаємодії між його учасниками;
? контрольна функція «діагностує» стан окремих документів і роботу персоналу, а також стан підсистеми документаційного управління підприємства в цілому;
? навчальна функція забезпечує поступальне зростання професіоналізму персоналу і на цій основі - подальшу оптимізацію роботи з документацією підприємства.
Також виділяють деякі принципи організації документаційного менеджменту підприємства. До найважливіших з яких відносяться: законність, послідовність, гнучкість, технологічність, комплексність.
Законність увазі в першу чергу відповідність змісту практичної складової документаційного забезпечення управління положенням законодавства РФ і вимогам керівних документів, який регламентує організацію ДОУ підприємством.
Послідовність ДОУ полягає у планомірному, «покроковому» виконання заходів і дій, що утворюють у своїй сукупності його практичну складову.
Гнучкість передбачає своєчасне та адекватне реагування його учасників на можливі і передбачувані зміни в умовах функціонування підприємства і, зокрема, управління підприємством.
Технологічність документаційного забезпечення управління полягає в оптимальній «стикуванні» всіх етапів і ділянок роботи з документами і створенні на цій основі належних умов для її якісного, своєчасного та повного виконання.
1.4 Організаційна структура служби ДОУ
Не менш важливим питанням в постановці діловодства є визначення структури діловодної служби та її посадового складу. Найменування і структура служби ДОУ встановлюються відповідно до приналежністю їх до певної групи організацій. Залежно від обсягу робіт (обсягу документообігу організації) служба діловодства може включати кілька структурних підрозділів. Серед таких підрозділів можна виділити:
? Управління справами;
? Відділ ДОУ;
? Загальний відділ;
? Секретар;
? Інспектор і ін.
Управління справами. Створюються в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті та в галузі.
Управління справами мають наступний типовий склад структурних підрозділів: секретаріат (приймальня, секретаріат міністра, секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро), інспекція при міністрі (керівників відомства), канцелярія (бюро урядової листування; бюро обліку та реєстрації, експедиція, копіювально-розмножувальне бюро та ін.), відділ листів (скарг), відділ вдосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів, централь...
