вкладеннями і число вкладених у них листів і т.д.
Складати заверительную напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша забороняється.
Засвідчувальний напис пишеться розбірливо. У ній вказуються дата складання, посада та прізвище укладача, який потім ставить свій підпис.
Після підшивки документів і нумерації аркушів проводиться оформлення обкладинки справи. Вимоги до оформлення закріплені ГОСТ 17914-72.
При заведення справи на його обкладинку вже виносять ряд відомостей по номенклатурі справ:
повне найменування організації із зазначенням її підвідомчості;
найменування структурного підрозділу;
діловодний індекс справи, що складається з індексу структурного підрозділу та номера справи за номенклатурою;
заголовок справи;
термін зберігання справи.
При підготовці справи до зберігання або передачі у відомчий архів ці дані уточнюються і доповнюються. Так, до заголовка справи може бути складена анотація до документів (якщо справа містить особливо цінні документи). Додатково проставляються:
дати справи (тому, частини);
номер тому (частини), якщо справа має кілька томів (частин);
кількість аркушів у справі;
архівний шифр справи (номер фонду, опису і справи за описом).
На обкладинці справ, які підлягають постійному зберіганню, передбачено місце для найменування державного архіву, в який вони будуть передані, кодів державного архіву та організації. Цей архівний шифр проставляється у відомчому архіві після включення справ у річні розділи зведених описів справ, затверджених ЕПК відповідної архівної установи.
Архівні шифри для справ тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу проставляються після включення справ у річні розділи зведених описів справ, схвалених ЦЕК установи, узгоджених з ЕПК архівної установи та затверджених керівником організації.
Найменування організації повинно вказуватися в називному відмінку. Якщо найменування змінювалося протягом року, то на обкладинці наводяться обидві назви: колишня назва береться в дужки, нове дописується під ним.
Тема і індекс справи переносяться на обкладинку на початку року з номенклатури. При підготовці справи до зберігання його заголовок потребує перевірки і уточнення. Якщо справа складається з декількох томів, на обкладинку кожного тома виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного томи.
Слід пам'ятати, що заголовок повинен точно, коротко, в узагальненій формі відображати основний зміст документів. При цьому факти і події, відображені в документах, повинні бути розкриті. Спочатку в заголовку вказується вид справи (справа, листування, документи, журнал і т.д.) або вид документів (протоколи, акти, звіти). Потім вказується автор або кореспондент (якщо це переписування) і далі питання, що відбиває зміст документів.
У заголовок справи, яка містить розпорядчі документи (накази, розпорядження, протоколи), вносяться номери цих документів. Наприклад: Накази директора підприємства з виробничих питань № 1-78. Або: Протоколи засідань ради директорів за 1999 р № 1-20.
Якщо справа сформована з копій документів, то копийность документів фіксується в заголовку. Наприклад: Накази ректора університету з навчальної роботи за 1999 р № 1-56. Копії.
До заголовку складається анотація, якщо в справі містяться документи, що мають довідкове значення, документи, які можуть служити предметом самостійного пошуку, особливо цінні документи, наявність яких не може бути визначена по заголовку. Наприклад: План розвитку діяльності фірми на 2000 рік. До плану додані документи з маркетингових досліджень з перспективним аналізом ринків збуту продукції.
Обов'язковим реквізитом обкладинки справи є його дата. Датою справи, що містить розпорядчу, творчу та іншу документацію (листи, стенограми, доповіді і т.п.), для якої точна дата має важливе значення, а також справи, що складається з кількох томів (частин), є крайні дати документів, т. е. дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу.
Датою справи, що містить протоколи засідань колегіальних органів, є дати складання першого і останнього протоколів. Датою особистого справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яку воно заведено.
Якщо справою є журнал наказів, розпоряджень і т.д., то його датою будуть календарні дати першої і останньої записи в журналі.
