ищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання.
У відомчий архів передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача відбувається тільки по описам. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі в відомчий архів. Вони зберігаються централізовано службою документаційного забезпечення або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.
Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівної установи дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання. Знищення документів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів і справ підписують голова та члени ЕК, затверджує керівник установи
Порядок знищення справ з стікаючи термінами зберігання з грифом «ДСК» визначається спеціальними інструкціями.
. Оформлення справ
Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.
Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, підлягають оформленню, опису відповідно до вимог ГСДОУ і Основними правилами роботи відомчих архівів для їх подальшого зберігання або передачі в відомчий архів.
Оформлення справи передбачає комплекс робіт по підшивці документів, нумерації аркушів, складання засвідчувального напису, складанню (у деяких випадках) внутрішнього опису документів, внесенню уточнень до реквізитів обкладинки справи: уточнення назви орга?? ізації, діловодного індексу та заголовка справи, дати справи та ін.
Оформлення справ починається з моменту їхнього закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі в відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації та структурних підрозділів. Оформлення може бути часткове або повне. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) обробляються спрощено (частково). Вони залишаються в скоросшивателях, аркуші не нумеруються і здаються в архів за номенклатурою справ. Але справи можуть і не здаватися в архів, а зберігатися в структурних підрозділах для використання в довідковій роботі.
Зовсім по-іншому оформляються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу. Вони підлягають повному оформленню. З них видаляються металеві скріпки, справи переплітаються або прошиваються міцною ниткою на три-чотири проколи, листи в них нумеруються, складається заверительная напис. Найбільш цінні документи (рукописи, креслення і т.д.) не підшивають, а вкладають у папки або коробки. Якщо таких документів небагато і вони невеликого формату, їх поміщають в конверти, які також підшивають у справу.
Для забезпечення збереженості документів і зручності їх використання всі аркуші справи нумерують чорним графітним олівцем або нумератором у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа. Вживання чорнила і кольорових олівців для нумерації аркушів заборонено. Листи внутрішнього опису нумерують окремо. Лист засвідчувального напису не нумеруються. Якщо справа має кілька томів, кожен том нумерується окремо. Лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист (навіть якщо він складений), а документ, складений навпіл і підшитий за середину, нумерується як два листи. Ілюстративні матеріали, фотографії нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому кутку. Підшиті у справу конверти з написами і вкладеннями також нумеруються самостійно. Вкладення в конверт нумерується черговим номером за конвертом. У разі пропуску при нумерації невеликої кількості листів на них ставляться номера попередніх листів з додаванням букв «а», «б», «в» і т.д. Те ж роблять, якщо кілька сусідніх листів пронумеровані однією цифрою. Якщо в нумерації допущено багато помилок, то все помилкові номери закреслюються і вся справа нумерується заново з місця виникнення помилки.
Для обліку кількості аркушів у справах постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається заверительная напис. Вона складається на окремому аркуші-засвідчувач, який розташовується в кінці кожної справи. У ній цифрами і прописом вказується число пронумерованих аркушів справи і окремо через знак «+» - число аркушів внутрішнього опису, якщо вона є.
У засвідчувального напису відображаються (з посиланням на відповідний акт) зміни в складі і стані документів (пошкодження, заміна справжніх документів копіями і т.д.), а також особливості нумерації аркушів: наявність літерних номерів (а , б, в ...), пропущених номерів, номери аркушів з наклеєними фотографіями та вирізками з газет, великоформатних листів, конвертів з...
