tify"> Якщо справа включені документи (наприклад, додатки і т.п.), дата яких не збігається з датою справи, то в такому випадку під датою робиться про це запис: «У справі є документи за... рік (и) ».
Дата справи може не вказуватися тільки на обкладинках справ, що містять річні плани і звіти, так як їх дати відображаються в заголовках справ.
Якщо справа розпочато в одній організації, а закінчено в інший, на обкладинці проставляються три дати: дата заведення справи в одній організації, дата надходження справи в іншу організацію та дата закінчення справи в другій організації.
Важливим реквізитом обкладинки справи є вказівка ??кількості аркушів у справі, яка проставляється на підставі засвідчувального напису справи. Термін зберігання проставляється на обкладинці справи за номенклатурою справ організації після звіряння її з відомчим переліком документів із зазначенням строків зберігання або після уточнення терміну зберігання за рішенням ЕК організації. На справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно».
Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. У ньому вказуються номер фонду, номер опису і номер справи.
. Складання описів справ
На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складаються описи справ. Складання опису - це завершальний етап роботи з документами в діловодстві.
Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу та змісту справ, закріплення їх систематизації усередині фонду та обліку справ.
Опис справ одночасно є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарату до документів, що забезпечує оперативний пошук документів. Таким чином, опис є обліковим документом і довідником за змістом справ.
Опис складається з річних розділів. Вона складається окремо на справи: постійного зберігання; тимчасового (понад 10 років) зберігання; по особовому складу; складаються зі специфічних, характерних для даної організації документів (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах, раціоналізаторські пропозиції тощо); а також на службові відомчі видання. Окремий опис є переліком справ з самостійною валовою нумерацією.
У діловодстві опису на справи складаються в кожному структурному підрозділі працівниками служби документаційного забезпечення управління. Відповідальність за якісне та своєчасне складання описів справ структурних підрозділів несуть їх керівники.
Річні розділи описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу складаються за встановленою формою. Сукупність елементів опису кожної справи в опису називається описовою статтею. Описова стаття опису справ структурного підрозділу повинна включати в себе наступні елементи:
порядковий номер справи (тому, частини) по опису;
індекс справи (тому, частини);
заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;
дату справи (тому, частини);
число аркушів у справі (томі, частині);
термін зберігання;
примітка.
У описах справ постійного зберігання графа 6 опускається.
Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. За наявності декількох томів (частин) кожен з них також має свій порядковий номер. Систематизацію справ в описі і присвоєння номера опису структурного підрозділу здійснює архів організації.
У кінці опису робиться підсумковий запис. У ній вказується цифрами і прописом число справ, що значаться за описом, перший і останній номер справ по опису.
Опис справ підписується укладачем із зазначенням його посади, узгоджується з керівником служби документаційного забезпечення управління і затверджується керівником структурного підрозділу. Перед затвердженням опис повинна бути схвалена ЕК структурного підрозділу. Опис справ структурного підрозділу організації складається у двох примірниках. Один залишається в структурному підрозділі, а другий передається разом із справами до відомчого архіву, де служить основою для складання річного розділу зведеного опису справ організації.
Річний розділ описів на справи постійного зберігання, призначений для подальшої передачі до державного архіву, підлягає затвердженню ЕПК архівної установи. Він друкується у чотирьох примірниках, завіряється керівником служби документаційного забезпечення управління, підписується головою ЕК (після затвердження опису комісією) і узгоджується...
