в основних положенійтрадіціоннойархівнойтеоріі.
На першому етапі інформатизації в державному архіві використовувався прикладної пакет ISIS, спеціально розроблений для зберігання і пошуку інформації фахівцями Організації об'єднаних націй. Даний пакет універсальний і доступний широкому користувачеві. За десятиліття роботи не давав програмних збоїв і згодом був успішно адаптований до машин нового покоління. На основі пакету ISIS відділом автоматизації було створено 4 бази даних: Систематичні каталоги радянського і дорадянського періодів - 197039 карток; покажчики до листів фондів радянського і дорадянського періодів - 5827 карток.
У 1999 році у зв'язку з глобальною стрибком розвитку обчислювальної техніки і появою ПЕОМ нового покоління Державним архівом почали купуватися машини класу PEMTIUM, що було викликано необхідністю реалізації нового класу завдань, що стоять перед архівом. У даний період з'явилася можливість використання стандартних СУРДБД, а саме таких як: Microsoft Access, Microsoft Excel, Visual FoxPro. Ці системи дали новий поштовх для створення сучасних Баз Даних.
Після появи в 2003 році в ДАТО пристроїв, для запису компакт-дисків, було покладено початок збереженню електронних ресурсів на лазерних дисках, які прийшли на зміну применявшимся перш магнітним дискам (дискетам) ».
«Так в період з 1999р. по 2010р. відділом інформатизації розроблено 53 бази даних, що охоплюють всі напрямки діяльності архіву. З них облікових - 10; обліково-статистичних - 2; тематичних - 41, що склало 846387 записів - 1170,71 Мб.
З метою захисту електронних документів ДАТО від втрат, вони централізовано враховуються і копіюються провідним спеціалістом відділу інформатизації. Облік і опис тематичних та облікових баз даних ведеться в рамках мета-бази. Зберігаються електронні документи та бази даних у головного зберігача (оригінал) та у відділі інформатизації архівних технологій (резервна копія).
В даний час пріоритетними напрямками роботи відділу є програма розвитку системи автоматизованого НСА на 2007-2011 роки; перехід ДАТО в систему автоматизації державного обліку документів архівного фонду РФ «Архівний фонд» версія 4.0; облік руху документів архіву ».
Відділ документів з особового складу
«Цей відділ створений 1 вересня 2009 року в зв'язку зі створенням ГАУ ТО Державний архів і відповідно до його Статутом, затвердженим наказом Комітету Тульської області у справах архівів від 21 липня 2009р. №28. Попередниками відділу були: Об'єднаний Міжвідомчий архів сільського господарства (вересень 1980р. - Грудень 1998р.), Центр документації з особового складу Тульської області (грудень 1998р. - Серпень 2009 р.).
Начальник цього відділу має право підпису на супровідних листах, відповідях про відсутність документів, архівних довідках, копіях, виписках за зверненнями, підготовленому відповідно до п. 1.2. «Тимчасового положення про порядок прийому звернень фізичних та юридичних осіб», затвердженого наказом ГАУ ТО «Державний архів» від 2 вересня 2009 №1.
Всі звернення, що надходять на адресу державного архіву, розподіляються на три основні потоки залежно від місць зберігання архівних документів, змісту звернення та організації використання документів. Звернення про трудову діяльність громадян, включаючи звернення про заробітну плату та стаж роботи, нагородження відомчими та урядовими нагородами, перейменування підприємств (організацій), навчанні і т.п. підлягають реєстрації другого потоком відповідними службами в будівлі державного архіву.
Відділ здійснює методичне забезпечення робіт з питань забезпечення схоронності, обліку, науково-технічної обробки та використання документів з особового складу.
Основними завданнями відділу є забезпечення збереження і державний облік документів з особового складу та інформаційне забезпечення громадян, органів державної влади, установ Пенсійного фонду та соціального захисту населення, органів місцевого самоврядування, інших установ з метою захисту конституційних прав і законних інтересів громадян, публікація документів, створення інформаційно-пошукових систем, банків і баз даних ».
«Порядок звернень:
? Особистий прийом;
? Пошта;
? Електронна пошта;
? Усний запит.
За мети запити поділяються на:
? відновлення трудової книжки;
? призначення пенсії;
? перерахунок пенсії;
? отримання громадянства;
? судовий захист.
Запити по предмету поділяються:
