них засобів, постійно удосконалюються в ході науково-технічного прогресу. При використанні в управлінні документацією окремих технологій і технічних пристроїв слід звертати увагу на специфічні наслідки їх застосування. p> З'єднання окремих інформаційних технологій у систему дає можливість побудови автоматизованих систем управління документацією (АСУД) в організаціях. У цілому АСУД, з точки зору повноти охоплення технології обробки інформації, можуть бути автономними, прикладними і комплексними. Тип АСУД визначається істотою використовуваної ідеології (клієнт-сервер, інтранет, workflow, groupware і т.п.), а також орієнтацією на існуючі традиції діловодства або на застосування принципово нових рішень. p> Незважаючи на велику кількість АСУД на інформаційному ринку, не вирішені питання їх вибору, оцінки та класифікації. Насамперед, АСУД повинна виконувати всі завдання документаційного забезпечення управління в повному обсязі: підготовку документів, реєстрацію, контроль за виконанням, пошук документів, їх зберігання та довідкову роботу по масиву документів. Система повинна бути побудована на єдиних методологічних принципах, програмно-технічних та технологічних рішеннях і у рамках діючих організаційно-правових умов у вигляді вітчизняного законодавства, державних стандартів, інструкцій і вимог. АСУД повинна забезпечити повноцінне використання (інтегрування) накопиченого інформаційного ресурсу і реалізовувати принцип одноразового введення інформації та її багаторазового використання. Система також повинна допомагати адміністраторам вибирати маршрути руху документації всередині організації, забезпечуючи необхідний ступінь захисту інформації від несанкціонованого доступу. АСУД в сучасних умовах повинна бути здатна до розширення за певними компонентів (кількість технічних пристроїв і технологій, кількість документів, обсяг інформації, число користувачів) і вміти адаптуватися в розумних межах до мінливих вимог користувачів. p> Для вибору типу автоматизованої системи управління документацією необхідна розробка відповідної методики. У роботі запропоновано методи виділення групи параметрів АСУД та їх кількісної та якісної оцінки. Застосування цієї методики має бути доповнене системою державної сертифікації автоматизованих систем управління документацією. <В
3.1. Системний підхід
При проектуванні системи управління будь-яка компанія, що працює на ринку, розглядається як цілісна бізнес-система, що взаємодіє з суб'єктами зовнішнього середовища. Такий підхід виключає оптимізацію окремих елементів без розгляду взаємозв'язку з іншими елементами системи та обліку впливу зміни будь-якого елемента на поведінку системи в цілому. Розгляд компанії як системи дозволяє створити повну і несуперечливу систему управління, повною мірою реалізовує очікування власників від володіння бізнесом, що задовольняє платоспроможні вимоги споживачів і вимоги державних регулюючих органів. p> При такому підході в основі побудови системи управління лежать очікування власників від володіння відповідним бізнесом, обмеження власників і державних регуляторів на ведення цього бізнесу. Очікування власників можуть бути класифіковані як:
В· системні очікування;
В· фінансові очікування;
В· моральні або психологічні очікування.
Отримання необхідних результатів від діяльності бізнес-системи і задоволення очікувань власників можливо при реалізації певних видів діяльності, реалізованих компанією, які утворюють систему бізнес-процесів верхнього рівня.
4. Автоматизація управління документообігом: концепції та системи
Збільшення обсягів інформації та їх рух у наш час вже подібного не сніжному кому, що котиться із гори, а лавині, що мчить з кожним днем все стрімкіше, стає все більше і страшніше. І впоратися з цим все важче навіть при використанні сучасної техніки і комп'ютерів. Найбільш характерним з основних недоліків паперового документообігу (В«паперового офісу В»), слабко піддаютьсяВ« лікуванню В»при відносно великих інформаційних потоках, можна назвати, мабуть, синдром В«каламутної водиВ». Звідси завищена чисельність працівників у допоміжних і адміністративно-управлінських службах, низька виконавська дисципліна і неадекватне уявлення про діяльності як окремих служб, так і організації в цілому. До цього можна додати погану керованість, низька якість праці, великі накладні витрати на ведення паперового документообігу, тобто витрати на папір, електроенергію (Механічні друкарські машинки сьогодні раритет), витратні матеріали, на техніку і її обслуговування (ПК, пристрої для ксерокопіювання і пр.), на площі для зберігання, на додаткові людські ресурси і т. п.
Системи електронного документообігу (СЕД), що з'явилися біля двадцяти років тому, зробили справжню революцію в роботі з документами, допомагаючи справитися з цією розгулялася бюрократичною стихією.
Щоб оцінити, чи потрібна небудь фірмі, компан...
