ії, організації система електронного документообігу (особливо це важливо для середніх і великих компаній), необхідно відповісти на питання:
1. Наскільки співробітників влаштовує обсяг паперів, який займає місце на їх робочому столі і скільки часу вони витрачають на пошук потрібної інформації? Чи не дратує така ситуація? p> 2. Чи можуть оперативно знайти потрібний документ, отримати необхідну інформацію, наприклад, розмовляючи по телефону з важливим для компанії клієнтом або партнером, компаньйоном? p> 3. Чи здійснюється і як (ким) процес реєстрації доручень, вказівок (подробиці, виконавці, терміни)? p> 4. Чи знає керівник які з виданих ним доручень, документів і в якій стадії на поточний момент знаходяться: виконуються за графіку; виконано; не виконані (чому?); прострочені (які причини?) Хто веде контроль за їх В«ходомВ»? p> 5. Чи є в організації регламенти по роботі з документами? p> 6. Чи проходять документи необхідні стадії (реєстрацію, розгляд, візування, узгодження, виконання), чи отримують ці документи певний статус (В«категорію важливостіВ») і чи чітко контролюються терміни? p> 7. Чи створюється позитивний імідж організації якістю роботи з документами? p> Якщо співробітники п'ять разів дали негативну відповідь або не можуть відповісти на п'ять і більше питань, то компанії пора всерйоз задуматися про придбанні СЕД. p> Стверджуючі відповіді на наступні нижче наведені питання мають остаточно розвіяти сумніви про необхідність придбання і впровадження СЕД і допоможуть зміцнити позиції в компанії і на ринку. Отже, чи хочуть співробітники
в—Џ відчутно скоротити непродуктивні витрати часу; p> в—Џ збільшити прозорість бізнес-процесів організації; p> в—Џ підвищити виконавську дисципліну і відповідальність;
в—Џ відповідно зменшити витрати і підвищити якість виконання робіт;
в—Џ істотно поліпшити процеси контролю і управління;
в—Џ збільшити конкурентні переваги і підняти імідж компанії? h2 align=center> 4.1. Електронний документ і електронний документообіг
В
Електронний документ - це поняття ширше, ніж просто електронний образ паперового документа. Сюди включають якийсь набір даних (Текст, графічне і відеозображення, аудіозапис), створений за допомогою комп'ютера або збережено на ньому. Цей набір супроводжується карткою з атрибутами (Подібно картотеці книг в бібліотеці), за якими документ можна швидко знайти (Назва, автор, дата створення і т. п.). p> Під електронним документообігом (або ЕДО) розуміється спосіб організації роботи з документами, при якому основна маса документів організації (підприємства) використовується в електронному вигляді і зберігається централізовано в так званих електронних архівах (ЕА), своєрідних інформаційних складах, або сховищах даних. Електронний документообіг може бути внутрішнім і зовнішнім , і це накладає певну специфіку на інформаційний обмін.
Відповідно під системою електронного документообігу (СЕД) у вузькому сенсі розуміється програмне забезпечення (комп'ютерна програма, система), яке дозволяє організувати роботу з електронними документами (створення, зміна, пошук, зберігання), а також взаємодія між співробітниками: передачу документів, видачу завдань (розпоряджень, доручень) і контроль за ними, відправлення повідомлень і т. п. У більш широкому значенні під СЕД розуміється сучасна організаційно-технологічна структура, пронизує весь виробничий організм, що включає в себе і програмну, і технічну, і методологічну складову, а також організаційні та нормативно-правові аспекти. Цю систему можна порівняти з В«кровоносної системою В»компанії. Затори в русі документів, їх потер я та обмін В«несвіжоїВ» (Застарілої, неактуальною, недостовірної) інформацією зрештою стають причиною В«захворювання організмуВ». Тромби, закупорка судин, каналів інформаційного обміну призводять до колапсу.
Звичайно, частина В«офісно-канцелярських операційВ» з В«паперамиВ» сьогодні автоматизовані, персональні комп'ютери у наш час має практично будь-яка поважаюча себе фірма. Втім, якщо не брати в розрахунок не зворушені цивілізацією В«ведмежі куточкиВ» Росії, де і електрики-то до сих пір немає, зустрічаються варіанти, коли деякі фірми і комп'ютерах не користуються (у всякому разі, для цих цілей).
Але в нинішніх умовах конкуренції і ринку інформація є одним з найважливіших ресурсів, основним капіталом компанії. Чим більше різноманітних В«робочих данихВ» (документів, файлів і пр.) з історії роботи компанії містить у своїх "засіках" інформаційна система і чим вони краще організовані і керовані, тим сама компанія виявляється більш конкурентоспроможною, захищеною і незалежною при втраті людських ресурсів (Звільненнях, переходах) і більшою мірою застрахована від втрати клієнтів, партнерів, частини бізнесу, потенційно важливих документів та ін
Принципи роботи з документами в Росії були закладені ще в петровську епоху. У відно...
