пит узгоджений з даними про номерах, доступних до продажу, PMS (property management system - система управління готельним підприємством) записує і блокує цей номер, виключаючи його з файлу номерів до продажу.
У момент введення в комп'ютер запит на резервування порівнюється з даними про наявність вільних номерів відповідно до алгоритмом, заданим системі. Алгоритм - це комп'ютерна формула, створена для продажу номерів відповідно зі специфічним зразком (по зонам, поверхах, блокам і т.д.). На запит про резервування система може дати такі відповіді, які з'являться на екрані дисплея: Ухвалення або відмова у прийнятті запиту на резервування; пропозиція альтернативних варіантів номерів або розцінки; пропозиція зупинитися в іншому готелі.
Як тільки заявка на резервування отримана і номер заблокований, система вимагає, щоб працівник служби заповнив запис про резервування, запровадивши необхідну інформацію: Персональні дані гостя (ім'я, адреса, номер телефону; час прибуття); класифікація резервування (попереднє, підтверджене, гарантоване); дані подзвонив (агентство або секретар); спеціальні вимоги (удосконалення умов, дитяче ліжечко, зона для некурців і т.д.) Система управління готелем може автоматично складати листи про підтвердження резервування в день отримання замовлення на резервування, що містить інформацію: Ім'я та адреса гостя; час і дату прибуття; тип, кількість і вартість номера; кількість ночей; кількість осіб в групі; класифікація резервування (попереднє, підтверджене, гарантоване); спеціальний сервіс; вимога депозиту або передоплати; зміна резервування; можливість скасування замовлення; ціна за номер.
Модифікація системи проводиться щодня для звітів, реорганізації системних файлів, підтримки системи та забезпечення тимчасових рамок кінця дня. Записи про резервування зберігаються в електронних файлах, розділених за часом прибуття гостей (рік, місяць, день), назві групи, імені гостя, адже гості часто приїжджають раніше, змінюють дату, скасовують замовлення або підтверджують його повторно. Наприклад, якщо клієнт хоче скасувати замовлення, працівник служби бронювання повинен швидко отримати доступ до запису про резервування, змінити її і зробити скасування. Інформація із записів про резервування може бути використана для створення бланків попередньої реєстрації. Крім того, модуль резервування може взаємодіяти з іншими функціями служби прийому.
Так само як і багато інших комп'ютерні програми, кількість і вид звітів по модулю резервування функціонально пов'язані з потребами користувача, можливостями програмного забезпечення і змістом бази даних. Внутрішній модуль резервування готелю розробляється з метою максимізації продажу номерів шляхом ретельного моніторингу кількості вільних номерів та надання детального прогнозу доходу від здачі номерів. Комп'ютерний звіт про кількість вільних номерів показує щоденне кількість вільних номерів кожного типу. Звіт про передбачувані доходи показує майбутні доходи, множачи пророкує зайнятість у майбутньому на існуючі в готелі розцінки. Модуль резервування може так само складати і звіти про угоди, про передбачувані прибуття і відбуття, статистику відмов, про комісійні агентам. Агенти, пов'язані контрактними угодами з готелем, можуть заробляти комісійні на угодах по резервуванню, скоєних на користь готелю. Звіт по відмовах показує кількість номерів, знятих за ніч з продажу через те, що номери не були підготовлені до здачі.
Отже, програмні системи бронювання значно полегшують роботу менеджерів, дозволяють швидко і точно обробляти заявки, створювати звіти, швидко і якісно обслужити клієнтів готелю. Однак, всі програмні системи вимагають певного удосконалення.
.4 Прикладне програмне забезпечення Російського ринку
Всі описані комп'ютерні системи використовуються здебільшого в готелях вищого класу (4-5 *). У Росії існує велика кількість невеликих готелів середнього класу, що не мають можливості обладнати свої готелі настільки дорогими системами або в силу того, що для невеликих готелів це недоцільно. Деякі комп'ютерні системи представлені на Російському ринку вітчизняним виробником, як самостійні, так і є настройками стандартних програм. Все починається з відділу бронювання, тому програма повинна включати спеціальний довідник клієнтів. Далі слід реєстрація клієнта за стійкою, де для заселення необхідно оформлення відповідних документів. Наявність картотеки клієнтів дозволяє значно полегшити це, особливо якщо людина прибуває в даний готель повторно. Для обліку різнорідних ознак номерів в програмі повинен бути довідник номерів, що забезпечує інформацію: вільний чи заброньовано номер, чи вима...
