то не варто відповідати грубістю. Краще постаратися зрозуміти мотиви такої поведінки з боку Вашого співрозмовника і перевести розмову в спокійне русло.
Якщо Ви домовилися про дзвінок, то обіцянки необхідно стримувати. «Повислі дзвінки залишають неприємний осад і можуть негативно позначитися на сприйнятті співрозмовником Ваших ділових і особистих якостей.
Не слід телефонувати комусь додому до 9 годин і після 10 години вечора, якщо про це Ви попередньо не домовлялися. Некультурно за діловими проблемам дзвонити у вихідні дні.
За робочому телефону не можна вести особистих бесід.
Якщо дзвонять до Вас в організацію і погрожують, якщо подібні дзвінки тривають, то необхідно повідомити про це в міліцію. Відповідь при цьому може бути наступним: «Ваш голос записується. Який номер Ви набираєте? ».
У телефонних розмовах з клієнтами та діловими партнерами не можна говорити «лади», «поки що», «привіт» і т.п. Некультурним вважається вимовляти слово «алло». Необхідно представлятися, якщо Ви робите дзвінок на квартиру до заміжньої жінки або одруженого чоловіка, якщо трубку знімає чоловік чи дружина Вашого абонента.
Якщо під час розмови відключився телефон і зірвався дзвінок, то передзвонює той, хто дзвонив.
Відповідати на телефонні запити необхідно в день їх отримання або ж у найкоротші терміни.
Якщо Ви залишаєте повідомлення на автовідповідачі, неодмінно назвіть дату і час дзвінка, своє ім'я та назву організації в якій працюєте і ввічливе коротке повідомлення.
Як будувати розмову, якщо ініціатором дзвінка є Ви.
Найголовніше правило в цьому випадку - необхідність планування телефонної розмови. Тому слід: скласти список осіб, з якими Вам потрібно зв'язатися; мати під рукою необхідні для розмови матеріали або документи; не відкладати важкі й важливі дзвінки на потім; мати при собі папір, ручку, календар, необхідні номери телефонів і т.п.
Взагалі робити заплановані Вами дзвінки найкраще в першій половині дня.
Якщо Вам довго не відповідають, то після 6-го гудка покладіть слухавку. Якщо на тому доонце дроти підняли трубку, попросили почекати, але не відповідають протягом двох хвилин, то покладіть трубку і через деякий час передзвоніть. У даній ситуації не слід нервувати і потім розбиратися, чому по відношенню до Вас проявили неповагу.
Телефонний етикет забороняє починає бесіду з питань: «А хто це?», «Куди я потрапив?» і пр. Це правило поширюється як на ділові бесіди, так і на особисті. Тактовно і ввічливо слід почати розмову слід з вітання: «Добрий день», «Здрастуйте» і т.п. Зачекайте поки Вам дадуть відповідь. Потім представтесь і назвіть фірму, в якій Ви працюєте.
У разі, якщо на тому кінці дроту не назвали ні фірми, ні відділу, ні імені, то цю інформацію слід уточнити питанням: «» Це така-то фірма? «». Якщо Вам необхідний конкретна людина, то назвіть ім'я і ввічливо попросіть покликати його до телефону, заздалегідь подякувавши.
Не слід обговорювати по телефону проблеми з некомпетентними співробітниками або з співробітниками, які не мають відповідних повноважень. Особливо це стосується секретарів. Якщо секретар або інший співробітник, який не може докладно...
