і правильно відповісти на Ваше запитання, пропонуватиме свою допомогу, то Ви повинні сказати, що це дуже важливе питання і будете його обговорювати тільки з потрібним Вам людиною або керівником.
Іноді, співробітник тієї організації, куди Ви телефонуєте, може у відповідь на Ваше привітання відповісти: «» Я зараз дуже зайнятий, передзвоніть хвилин через десять. «» Тому спочатку розмови ввічливо найкраще запитати: «» У вас є час для розмови зі мною?" ".
Якщо Вас просили зателефонувати в цю організацію в певний час і того, хто просив про це в вказану годину немає на місці, то в подібній ситуації краще попросити передати йому, що Ви телефонували і залишити своє прізвище, номер свого телефону, і час, в яке можна Вам передзвонити.
Якщо Ви робите повторні дзвінки, то не рекомендується говорити: «Це знову ... (такий-то)». Необхідно знову представитися повністю, із зазначенням фірми. Інакше співрозмовників на тому кінці телефонного дроту можна поставити в незручне становище - раптом вони не запам'ятали Вас і Вашу фірму.
Готуючись до ділової бесіди по телефону, краще всього:
позначити її мета і значимість для Вас і Вашої організації;
постаратися передбачити реакцію співрозмовника на Вашу інформацію або пропозиції;
скласти короткі і коректні питання;
подумати про доречних прийомах впливу на співрозмовника (це може бути навіювання, переконання і т.д.);
припустити підсумки ділової бесіди (як позитивні, так і негативні для Вас). Однак ці підсумки не повинні Вас пов'язувати і визначати весь хід ділового контакту.
Ділові бесіди по телефону слід вести конфіденційно. Не робіть своїх товаришів по службі співучасниками розмови. Якщо ж Ви мимоволі станете свідком розмови, то знайдіть привід покинути кімнату. У загальній робочій кімнаті по телефону завжди слід говорити упівголоса.
У діловій бесіді по телефону не рекомендується обговорювати гострі і делікатні питання та питання, за якими у Вас з співрозмовником є ??абсолютно протилежні думки. Крім того, не слід вести бесіду з людьми, з якими у Вас не було раніше контактів або склалися неприязні стосунки. Ділова бесіда по телефону передбачає дискусії з проблем взаємин, координації та субординації діяльності між Вами або уявними Вами організаціями. У зарубіжній практиці після проведення ділових розмов і переговорів по телефону прийнято складати не дуже великі за обсягом письмові підтвердження самого факту проведення бесід і вказувати в них досягнуті домовленості, а також невирішені питання.
Буде краще, якщо разом з Вами до ділової бесіди по телефону підготувався і Ваш партнер. Тому зробіть йому короткий попереджувальний дзвінок, щоб він також міг підготувати всі необхідні матеріали.
Найкраще домовитися зі співрозмовником про час проведення ділової розмови. Якщо ж у цей час у Вас з'являться надзвичайні справи, то повідомте про це не в останню хвилину і домовтеся про інший час.
Навіть у разі невдалого для Вас фіналу ділової телефонної бесіди, постарайтеся ввічливо попрощатися. Для закінчення розмови найбільше підходять такі фрази: «Спасибі, що Ви пішли нам на зустріч ...», «Завжди у Вашому розпорядженні», «Завдяки нашим контактам і співпраці з Вами ...» і т.п.
Як будувати розмову, якщо телефонують Вам у фірму або організацію.
Ігнорувати телефонні дзвін...
