на записом:
Дебет 50, Кредит 71.
Якщо працівник не витратив аванс і не повернув після закінчення встановленого терміну грошові кошти в касу організації, то залишок неповерненого авансу повинен бути віднесений на рахунок 94:
Дебет 94, Кредит 71.
У подальшому, якщо сума невитраченого авансу утримана із заробітної плати працівника, то в бухгалтерському обліку робиться запис:
Дебет 70, Кредит 94.
При погашенні працівником суми боргу по подотчету можна також використовувати рахунок 73. Наприклад, якщо підзвітна особа внесла гроші в касу після прострочення, в бухгалтерському обліку провадяться записи:
Дебет 94, Кредит 73,
Дебет 73, Кредит 50.
Так як в даний час досить широке застосування отримують розрахунки із застосуванням пластикових карт, підзвітні особи нерідко оплачують відрядні або представницькі витрати за допомогою такого платіжного засобу. Для того щоб мати можливість розрахуватися карткою, організація повинна попередньо зарахувати грошові кошти на спеціальний рахунок у банку. При цьому в обліку робляться записи:
Дебет 55, Кредит 51 (52) - переведені грошові кошти на спеціальний картковий рахунок,
Дебет 71, Кредит 55 - перераховані кошти працівникові на оплату відрядних (представницьких) витрат [12].
Незважаючи на те, що практично будь-яка організація досить часто здійснює операції з розрахунків з підзвітними особами, аналіз аудиторської практики показує, що кількість проблем і помилок припускаються бухгалтери при відображенні подібних операцій в обліку, залишається досить великим.
При перевірці розрахунків з підзвітними особами застосовуються такі аудиторські процедури як перегляд і порівняння документів, спостереження за виконанням господарських та бухгалтерських операцій, усне опитування, отримання письмових підтверджень, перевірка документів за формою, перевірка арифметичних розрахунків, аналіз та ін.
Типові помилки і порушення, які виявляються в процесі аудиту операцій за розрахунками з підзвітними особами:
. Порушення порядку видачі підзвітних сум:
видача грошових коштів особам, не зазначених у списку осіб, яким відповідно до наказу керівника організації можуть бути видані гроші на господарсько-операційні витрати;
видача грошових коштів з каси під звіт особам, які є працівниками організації;
видача грошей під звіт особам, не розрахувалися за раніше виданими авансам;
видача підзвітних сум без визначення строку, на який видана підзвітна сума;
невідповідність фактичного витрати підзвітних сум цілям, які вони були видані;
систематична видача підзвітних сум без виробничої необхідності з наступним поверненням їх в касу;
списання підзвітних сум за первинними документами невстановленої форми;
списання підзвітних сум за неправильно оформленим первинним документам;
списання підзвітних сум за відсутності первинних документів;
списання підзвітних сум за первинними документами, виписаними на іншу особу.
. Порушення під час оформлення відрядних витрат:
відсутність наказів (розпоряджень) про повернення працівників у відрядження;
відсутність відрядних посвідчень з позначкою на місці перебування у відрядженні;
недотримання встановлених норм витрат на відрядження;
відсутність наказів (розпоряджень) оплату добових понад установлені норми;
відсутність аналітичного обліку відрядних витрат у межах і понад норм.
. Порушення порядку оподаткування під час оформлення відрядних витрат - некоректне виділення ПДВ у сумах відрядних витрат.
. Порушення при придбанні матеріальних цінностей, оплаті робіт, послуг підзвітними особами - виділення сум ПДВ розрахунковим шляхом вартості матеріальних цінностей, придбаних за розрахунок готівкою у роздрібній торговельній мережі та без докладання рахунку-фактури.
. Порушення порядку обліку представницьких витрат:
невідповідність фактичного розміру представницьких витрат затвердженої кошторисі (чи її відсутність);
відсутність обліку представницьких витрат у межах і понад норм.
. Порушення порядку ведення синтетичного обліку розрахунків з підзвітними особами:
некоректне складання бухгалтерських записів по операціях роз...
