винні мати такі реквізити:
найменування;
дату складання;
найменування організації, від імені якої складено документ;
зміст господарської операції;
вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому виразі;
найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особисті підписи зазначених осіб [11].
Працівник, який отримав кошти під звіт, повинен за них відзвітувати, представивши до бухгалтерії авансовий звіт за формою №АО - 1 (див. Додаток), з додатком документів, що підтверджують витрати, а невитрачені кошти повернути в касу фірми (суми, обгрунтовано витрачені понад видану підзвітної суми, можуть бути відшкодовані працівнику).
При перевірці правильності відшкодування сум представницьких витрат аудитор повинен перевірити вироблені представницькі витрати, якими вважаються витрати фірми з прийому та обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в переговорах для встановлення і підтримки співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради (правління) організації.
Повний перелік представницьких витрат, які можуть бути враховані при оподаткуванні прибутку, наведено у ст. 264 НК РФ.
Для контролю за витратами з прийому делегацій в організації повинні бути встановлені граничні розміри окремих видів представницьких витрат.
Нормативи та перелік осіб, відповідальних за використання коштів, затверджуються наказом керівника. Аудитору необхідно переконатися у наявності такого наказу.
Після закінчення прийому працівник, відповідальний за витрачання коштів на представницькі витрати, повинен скласти авансовий звіт за формою №АО - 1. До авансового звіту докладають всі первинні документи, що підтверджують витрати по прийому делегації (чеки контрольно-касових машин, товарні чеки, закупівельні акти тощо.).
Сума представницьких витрат зменшує оподатковуваний прибуток тільки за умови, що вона не перевищує 4% витрат організації на оплату праці (ст. 264 НК РФ). Сума представницьких витрат, яка перевищує цей норматив, оподатковуваний прибуток не зменшується. Сума ПДВ за представницьких витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток, приймається до відрахування.
1.4 Типові помилки і порушення, які виявляються в процесі аудиту операцій за розрахунками з підзвітними особами
У бухгалтерському обліку для відображення розрахунків із співробітниками організації за підзвітними сумами призначений спеціальний рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». На рахунку 71 збирається вся інформація про розрахунки з працівниками організації за сумами, виданими їм під звіт на господарсько-операційні та витрати на відрядження.
На видані під звіт суми рахунок 71 дебетується в кореспонденції з рахунками обліку грошових коштів. На витрачені підзвітними особами суми рахунок 71 кредитується в кореспонденції з рахунками, на яких обліковуються витрати і придбані цінності, або іншими рахунками в залежності від характеру зроблених витрат [12].
Підзвітні суми, не повернуті працівниками в касу у встановлені терміни, відображаються за кредитом рахунка 71 і дебетом рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Далі ці суми списуються з рахунку 94 в дебет рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» (якщо вони можуть бути утримані з оплати праці працівника) або 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» (коли вони не можуть бути утримані з оплати праці працівника) [12].
Аналітичний облік за рахунком 71 ведеться по кожній сумі, виданої під звіт.
При видачі працівнику готівки з каси організації на господарські витрати аудитору необхідно переконатися, що в бухгалтерському обліку зроблено запис:
Дебет 71, субрахунок «П.І.Б.», Кредит 50.
При затвердженні авансового звіту по даній підзвітною сумою проводиться списання витрачених підзвітних сум, що відображається записом:
Дебет 44, 10, 08, Кредит 71.
Якщо організація є платником ПДВ, то суми податку, сплаченого постачальникам товарів (робіт, послуг), збираються на рахунку 19 «Податок на додану вартість». Якщо за придбане майно (роботи, послуги) розрахунок проводиться підзвітною особою, то сума ПДВ за такими видатками відображається записом:
Дебет 19, Кредит 71.
Якщо підзвітна особа не використала всю суму виданого авансу, то воно повинно повернути невикористаний залишок в касу. Дана операція повинна бути відображе...
