бути забезпечена гнучкість налаштування програмного забезпечення до зміни реквізитів музею, класифікаторів, форм документів і т.д .;
· апаратна реалізація системи повинна бути простою.
Реалізація перерахованих вище вимог дозволить створити просту і ефективну інформаційну систему, яка дозволить перевести облік художніх цінностей з традиційних носіїв в електронний формат.
Система повинна володіти наступними можливостями:
· настройка реквізитів музею;
· редагування довідкової інформації;
· зручне введення і редагування інформації про предмети - художніх цінностях;
· оперативне отримання вихідних даних;
· наявність дружнього інтерфейсу, яка має засоби швидкого пошуку і дозволяє максимально обмежено вводити дані (списки вибору, прапорці, довідники тощо);
· наявність системи перевірки коректності вводяться;
· дотримання несуперечності та цілісності інформації при введенні і видаленні;
· наявність захисту від дій користувача, що порушують зв'язку і цілісність інформації;
· наявність гнучкої системи санкціонування доступу до даних.
Інформаційно-довідкова система документообігу виконує наступні функції :
· облік надходжень, видачі та руху експонатів музейного фонду;
· формування звітної документації по об'єктах обліку і збереження;
· здійснення швидкого пошуку експонатів і пов'язаної з ними інформації;
· надання доступу до колекції музею та окремим експонатам через Інтернет;
· створення CD-дисків та інформаційних кіосків з відібраними фрагментами музейної колекції для освітніх і комерційних цілей, проведення презентацій і т.п.
Розробляється інформаційна система може стати відмінним інструментом управління музейною діяльністю. Вона виконуватиме роль повноцінного універсального електронного архіву, що містить оригінали та копії документів на об'єкти, а також інші внутрішні документи, що регламентують організаційну діяльність. Крім того, вона буде містити деякі аналітичні функції (як функцію аналізу відвідуваності музею в ті чи інші періоди) і прогностичні функції (рекомендації щодо складання розкладу екскурсій і графіка роботи екскурсоводів).
Однією з особливостей даної інформаційної системи є інтегрування локальної системи з Інтернет-ресурсом, сайтом музею. При цьому доступ з сайту до локальної частини системи буде закритий, щоб уникнути несанкціонованого доступу. На сайт з інформаційної системи транслюватиметься інформація про знаходяться в експозиції об'єктах з короткою інформацією про них, розклад виставок та екскурсій, режим роботи музею та інша інформація, яка може виявитися корисною клієнтам.
Подібні системи були впроваджені вже в багатьох успішних великих музеях, як Лувр в Парижі чи Пушкінський музей в Москві. Їх інформаційні системи проявили себе як надійний захист від втрати предметів мистецтва. Це дуже важливо, так як у відсутності ІС частина документів зберігається в паперовому вигляді, частина - в електронному архіві, при цьому одні документи на об'єкти дублюються, а інші відсутні, хоча їх наявність просто необхідно для володіння об'єктом і здійснення з нею будь-яких дій. У результаті такої плутанини з документами нерідкі випадки зникнення об'єктів зі сховища, або їх підміна (це частий випадок, особливо якщо немає документів, що підтверджують справжність об'єкта, страхових документів та фотографії даного об'єкта). Впровадження інформаційної системи, яка вимагає внесення повної документації на об'єкт, повинно скоротити, якщо не зовсім виключити, можливість виникнення подібних виняткових ситуацій.
Особливу увагу слід звернути на прикладну функціональність, яка, власне, і характеризує застосування інформаційних технологій в музейному документообіг. Музейна тематика - специфічна і досить вузька предметна область. Відповідно, музейні системи не отримали такого широкого розповсюдження як, наприклад, бухгалтерські, кадрові, інженерно-розрахункові, статистичні і т.п.
Автоматизація обробки інформації
Автоматизація обробки інформації в музеї - багатоаспектна завдання, що включає облік і фотофіксацію експонатів, підготовку і проведення виставок, підвищення якості роботи з відвідувачами, наукові дослідження та ін. Створення зручною, технологічною і ефективної універсальної електронної системи стикається зі багатьма проблемами. Нижче розглядаються основні концепції та особливості системи. ...
