формаційний пакет включає в себе різні види документів. Найбільш повними і цінними є прес-реліз (новинний прес-реліз і прес-реліз-анонс), бекграунд, медіа-кит, факт-лист, біографія, комюніке.
Прес-реліз представляє повідомлення, що містить важливу новину або корисну інформацію. Виділяють прес-реліз-анонс і новинний прес-реліз. Прес-реліз-анонс - привертає увагу ЗМІ коротке повідомлення, яке на ролі запрошення. Новинний прес-реліз - це інформаційний матеріал новинного характеру, що містить важливі дані.
Бекграунд - документ, що містить інформацію про походження актуальної проблеми. Сюди входять деталі, пов'язані з початком історії проблеми, короткий історичний екскурс розвитку проблеми, біографічні дані головних учасників подій, документи, свідоцтва та ін.
Медіа-кіт містить кілька видів матеріалів, потенційно корисних для газети чи журналу. Це прес-реліз, бекграунд, біографія, фото і ще один-два інших матеріалу. Кіт призначений для відповіді на найбільш імовірні відповіді преси з приводу заяви організації.
Факт-лист - це короткий документ, компактно відображає профіль організації, посадової особи, чи події. Факт-лист включає короткий опис компанії та її продуктних ліній, імена вищих менеджерів, місцерозташування, поточні цифри продажів, основну продукцію, і коротку історію компанії. А біографія перераховує факти про конкретної особистості.
Комюніке використовується в політичній сфері, являє собою офіційне повідомлення уряду про міжнародні угоди, переговорах, договорах, візитах офіційних представників та інше.
Всі види документів, як правило, друкуються на фірмових бланках, щоб представникам ЗМІ було простіше орієнтуватися в наданих матеріалах. В кінці тексту вказується контактний телефон та ПІБ прес-секретаря, готового відповісти на запитання журналіста.
2.3 Прес-конференція
До технологій побудови відносин зі ЗМІ відносяться спеціальні заходи, що проводяться фахівцями СО. Вони є як першим кроком до встановлення взаємодії, так і регулярної діяльністю служб СО з представниками медіа. Першою можна назвати прес-конференцію - захід, найбільш популярне в галузі зв'язків з громадськістю
Прес-конференція, або зустріч журналістів газет, журналів, телебачення і радіо з представниками державних установ, суспільно-політичних організацій, комерційних структур призначена для адресного поширення інформації (новин, документів, фотографій) серед редакцій ЗМІ. Вона прискорює надходження в редакції інформації, причому остання відрізняється авторитетністю джерел новин, достовірністю відомостей; при цьому завжди можлива багаторазова перевірка та уточнення версій, отримання додаткового пакета новин (у розвитку, у зв'язку в іншими подіями). Пропонована інформація коментується завдяки регламентом прес-конференції, що передбачає уточнюючі питання журналістів, постачання їх прес-релізами, фотографіями, текстами промов і виступів, а також за рахунок запрошення визнаних авторитетів у своїй області, особисто зацікавлених у повідомленні максимально повних відомостей.
Регулярні прес-конференції організуються у спеціально пристосованих приміщеннях (прес-клуби, конференц-зали, будинки і клуби журналістів, прес-центри тощо). Такі приміщення мають стаціонарне обладнання, що сприяє оптимальному режиму діалогу журналістів із організаторами прес-конференцій:
мікрофони на столі ведучого і в залі;
ТВ-камери, освітлювальні прилади, телевізійні приймачі в залі і в фойє;
телефонний зв'язок (вихід в місто);
факсимільний зв'язок;
технічні служби (машинописне бюро, фотолабораторія, ремонт оргтехніки);
систему синхронного перекладу;
службу акредитації;
службу безпеки;
пожежну охорону;
медпункт (або лікаря);
буфет;
кіоск (газети, журнали, канцелярські товари, сувеніри).
Коли місце вже вибрано, потрібно подбати про наступне:
кількість місць повинна відповідати числу запрошених, плюс 10-15 місць додатково;
обслуговуючий персонал повинен бути кваліфікованим і компетентним;
роздатковий матеріал повинен бути в достатній кількості: для кожного журналіста готується прес-кіт, що містить ньюс-реліз; 5-6 сторінок додаткових матеріалів; фотографії, графіки та діаграми; докладні дані про організацію; список виступаючих і короткий текст їх виступів; біографії і основний послужний список виступаючих, візитна картка менеджера організації; прес-кіт може також включати др...
