ібні зразки продукції фірми (пластиковий мішок з логотипом, блокнот, ручку і т. п.);
аудіо- та відеообладнання повинна перебувати у виділеному для неї місці і бути перевірена;
окремо підготовляються два-три кімнати для журналістів, які бажають після закінчення прес-конференції отримати ексклюзивні інтерв'ю або безпосередньо зв'язатися зі своїми редакціями для передачі повідомлень (з цією метою в таких кімнатах встановлюються робочі столи, телефони, факси, засоби телекомунікації та ін.).
На самій прес-конференції перед виступаючими повинні стояти таблички з їхніми прізвищами, іменами та вказівками посад.
Залежно від подій зустрічі журналістів з головними дійовими особами можуть бути різними. Цей захід може здійснюватись в рамках більш великої кампанії, що проводиться організацією, якщо у неї є інформація, що заслуговує уваги преси. Бувають прес-конференцій заздалегідь заплановані і викликані непередбаченими обставинами (аварії, стихійні лиха, катастрофи і т. П.). Оперативні прес-конференції проводяться в спішному порядку, на місці події (події), слідом за підбиттям підсумків голосування, закінчення переговорів тощо. «Летючі» прес-конференції виникають з ініціативи самих журналістів при мовчазній згоді їх «візаві». Неофіційний характер таких прес-конференцій спеціально обмовляється, а подальші заяви, роз'яснення влади уточнюють трактування події, доповнюють його новими подробицями, включають аналіз ситуації.
Прес-служба заздалегідь розсилає по редакціях запрошення. Важливо позначити в них не тільки час і місце зустрічі, а й прохання підтвердити участь, щоб організатори могли заздалегідь знати, скільки журналістів буде в залі і на скільки персон готувати фуршет або коктейль. Не слід нехтувати і оповіщенням по телефону тих, хто вже запрошений персонально поштою. Лист може загубитися і, що найголовніше, не переконає адресата особисто побувати на місці головних подій. (деякі захочуть обмежитися телевізійним репортажем).
Журналісти серед цієї частини запрошуваних учасників більше всіх потребують повторному запрошенні по телефону. Їх реакція на запрошення досить значима для організаторів майбутнього дії. Якщо поштове запрошення не привернуло їх уваги, значить текст повинен бути змінений так, щоб не залишити байдужими тих, кого персонально запрошують. Телефонне підтвердження запрошення допоможе з'ясувати недоліки тексту сповіщення, спрямованого в редакцію.
Сценарій прес-конференції містить перерахування всіх подій майбутньої прес-конференції із зазначенням виконавців і часу (у хвилинах!), відведеного на кожну з частин єдиного заходи:
відкриття, представлення господарів (улаштовувачів) прес-конференції;
вступне слово ведучого;
виступу (інформаційні повідомлення);
питання і відповіді;
закриття;
неофіційна частина, що включає перегляд слайдів, відеороликів тощо.
Виступи на прес-конференції готуються заздалегідь; вони зачитуються або вимовляються в режимі імпровізації по вивчені напам'ять тексту. Прес-конференція дає журналістам можливість задавати самі «незручні» питання, і до цього завжди треба бути готовим.
Прес-конференцію веде прес-секретар (або відповідальний за цей захід співробітник прес-центру або PR-агентства). У вступному слові прес-секретар оголошує тему прес-конференції, знайомить з журналістами кожного організатора зустрічі (поіменно, із зазначенням посади, титулу, звання). Ведучий оголошує регламент прес-конференції і надалі він же стежить за його дотриманням. Метою прес- конференції завжди є інформація для широкої публіки, і журналісти приходять за новинами. На фахівця з PR лежить обов'язок підготувати для керівника організації текст короткого (від півтора до п'яти хвилин) заяви. Додаткових виступів організаторів прес-конференції не повинно бути більше трьох і кожне розраховане на три хвилини.
Виступи представників організації (фірми) повинні бути короткими. Тексти виступів (заздалегідь видрукувані) розміщуються на спеціальному столику або на інформаційному стенді. Їх включають і в інформаційний пакет документів (прес-кіт).
На питання і відповіді зазвичай відводиться 15-20 хв, а вся прес- конференція повинна закінчитися протягом години (найбільша тривалість прес-конференції півтори години), причому її тривалість завжди вказується у запрошенні.
Не відповідати на питання на прес-конференції не прийнято. Потрібно уникати тут таких фраз, як «Без коментарів!», «Не для друку». Якщо порушено питання, що не підлягає поки освітленню, краще сказати, що інформація по ньому буде повідомлена пізніше. Після закриття прес-конференції мож...
