; осаджувати авторів провокаційних недоброзичливих питань тощо Обов'язок ведучого - вчасно виправляти негативні враження від помилок і застережень керівництва або співробітників організації під час прес-конференції.
Як показує практика, кращим варіантом буде наявність у президії від трьох до п'яти чоловік. Велика кількість сидячих у президії справляє негативне враження. Порожній зал також не створює ділової обстановки, тому, якщо присутніх зовсім мало, стоїть на час прес-конференції посадити в зал якусь кількість співробітників фірми або членів громадської організації.
Не слід допускати часто зустрічається помилки - запрошувати на прес-конференцію значущу особистість, яка не має до теми заходу ніякого відношення. Варто подумати про відгуки ЗМІ, які бажають отримати організатори прес-конференції. Матеріали можуть бути самі різні: в першу чергу - не по темі прес-конференції, а за підсумками спілкування з губернатором або естрадною зіркою. Не потрібно запрошувати на один захід з журналістами інших гостей, наприклад, клієнтів. Можливо, звичайно, спокуса запросити колег по бізнесу на зустріч з пресою, але в цьому випадку неможливо контролювати їхні відповіді на запитання представників ЗМІ. (5, с139)
Починати прес-конференцію рівно в призначений час недоцільно, відкриття повинне відбутися на 5-10 хвилин пізніше. За цей час підійдуть запізнилися, які є завжди. Проте розрив тривалістю більше 15 хвилин неприпустимий: аудиторія почне відчувати роздратування. Слід дотримуватися важливе правило - до початку конференції доповідачів тримати поза досягнення репортерів. (1, с232)
Вступне слово починається з подяки ведучого журналістам за те, що вони прийшли, виголошення теми прес-конференції, уявлення виступаючих, інформації про порядок проведення та оголошення, що на весь захід організатори конференції планують відняти у журналістів 40-50 хвилин. Це має приблизно відповідати дійсності.
Після короткого вступного слова ведучого слідують основні виступи, кожне з яких не повинно бути довше 15, а краще - 10 хвилин. Читати з папірця, звичайно, не варто. Найважливішу інформацію слід дати на початку виступу, не чекаючи потенційно можливих запитань журналістів. Це правило пояснюється кількома причинами. Головна з них полягає в тому, що таким чином можна спрямовувати хід прес-конференції. Почувши важливі відомості, присутні журналісти зосередяться на їх осмисленні і уточнення. Необхідно також брати до уваги той факт, що представники телевізійних ЗМІ і радіо практично завжди залишають прес-конференцію достроково. (3, С231)
Про мистецтво публічного виступу можна говорити дуже багато. На жаль, є керівники, яким це мистецтво, при всіх їхніх прекрасних організаторських якостях, просто недоступне. Прес-секретар фірми не повинен використовувати таких людей в процесі проведення прес-конференції. Крім того, слід враховувати, що будь-який, навіть досвідчений оратор може поперхнутися. Тому необхідно мати під рукою склянку води. Якщо ж мінеральна вода, сік, чай або кава будуть запропоновані всім учасникам заходу, то прес-конференція від цього тільки виграє.
Цілком очевидно, що «вопросная», тобто експромтна, імпровізована частина прес-конференції повинна бути по можливості підготовлена ??заздалегідь. Не можна покладатися на випадок. Необхідно постаратися передбачити всі питання, які можуть бути задані, незалежно від того, наскільки віддалено вони можуть бути пов'язані з темою прес-конференції. (6, С215) Цілком може виникнути ситуація, коли після закінчення основних виступів та пропозиції задавати питання ніяких питань не буде і в залі запанує незручне мовчання. При такому варіанті розвитку подій серед журналістів повинні бути «ваші люди», які зададуть свої «несподівані» питання, раніше обумовлені з вами. Можна те ж саме доручити співробітникам вашої організації. Часто використовується наступний прийом: «Перед прес-конференцією (або під час виступу) нам було передано кілька записок з питаннями ...»
Зрозуміло, що питання можуть бути і несподіваними, і «незручними». Однак передбачити подібні питання, як правило, не так вже й складно. Підготовка до прес-конференції включає в себе також і складання списку можливих питань і відповідей на них. Слід говорити правду, навіть якщо вона неприємна для компанії і її керівника. Інша справа - якими словами її говорити і які визначення давати подіям. Обманюючи громадськість, компанія втрачає більше, ніж коли зізнається у своїх помилках. Тактичний програш в кінцевому підсумку обернеться стратегічною перемогою, оскільки і громадськість, і ЗМІ зрештою повинні оцінити щирість. (3, с232)
Краще уникати ситуацій, коли представник ЗМІ задає одночасно більше трьох питань. Взагалі, якщо кількість учасників прес-конференції дозволяє кожному з них задат...
