п IV. Вибір системи автоматизації документообігу
Плутанина з документами (їх затримки, втрати, дублювання, довгий переміщення від одного виконавця до іншого і т.д.) - хвороблива проблема для будь-якої компанії. Тому система автоматизації документообігу, яка дозволяє автоматизувати ручні, рутинні операції, автоматично передавати і відслідковувати переміщення документів усередині корпорації, контролювати виконання доручень, пов'язаних з документами і т.д. - Одна з найважливіших складових інформаційної системи.
Можна виділити два класу подібних систем:
В· системи workflow
В· системи groupware
Основне призначення систем обох класів - автоматизація та підтримка колективної роботи в офісі, проте, є деякі відмінності в їх ідеологічної спрямованості та, отже, в наборі реалізованих функцій. У таблиці 1 зіставляються основні характеристики систем обох класів.
Таким чином, системи класу groupware орієнтовані на автоматизацію роботи невеликого колективу і підтримують коректне розділення (тобто спільне використання) інформації групою користувачів. Системи класу workflow орієнтовані на автоматизацію роботи корпорації і підтримують поділ робіт, тобто виконання однієї "Великий" роботи групою виконавців. p> Системи workflow і groupware не конкурують між собою, а швидше доповнюють один одного. Вибір однієї з них, а також використання їх в комбінації визначаються завданнями, які розв'язуються корпорацією. Якщо ви дбаєте про підвищення ефективності роботи кожного окремого співробітника в колективі, перевагу варто віддати системам класу groupware. На Російському ринку ці системи представлені програмним продуктом Lotus Notes (Lotus Development). Якщо ж ви більш серйозно стурбовані підвищенням ефективності роботи всієї організації в цілому, то вам слід зупинити свій вибір на системах класу workflow. На Російському ринку представлені системи Staffware (Staffware plc) і Action Workflow (Action Technologies). p> Грунтуючись на вищесказаному, ми будемо розглядати в якості компонента, що автоматизує документопотоки в корпорації, системи класу workflow.
Які ж функціональні можливості цих систем є ключовими і на що необхідно звернути особливу увагу при виборі відповідних програмних рішень:
В· Забезпечення високої продуктивності і можливість масштабування в рамках корпорації.
В· Відкритість, тобто можливість інтеграції з іншими компонентами інформаційної системи - СУБД, системами управління електронними документами, комунікаційними програмами і т.д.
В· Гнучкість, тобто здатність системи до налаштування і перенастроюванні залежно від структури і технологій обробки документів, прийнятих в організації.
В· Простота у використанні, вивченні та обслуговуванні.
В· Можливість роботи з локалізованою версією і російською мовою.
В
Таблиця 1.
Системи класу GROUPWARE
Системи класу WORKFLO...
