роцедура підготовки документів в наказовому діловодстві включала такі основні етапи надходження документа на розгляд; підготовка справи до "доповіддю"; розгляд і рішення справи; оформлення документа, що містить рішення.
Розгляд справи в наказі починалося з ініціативи царя або за скарзі, извет, чи відписатися. Вказівка ​​царя передавалося їм особисто будь-кому з чинів наказу чи передавалося до наказу через будь-кого з тих, хто перебував у цей час за царя. За указом царя або відразу готувалося рішення ("Відпустку"), якщо наказ мав у своєму розпорядженні для цього потрібними відомостями, або починалося виконання - розгляд питання і збір необхідних матеріалів. Якщо на виконання царського указу потрібно було написати грамоту, дяк писав її сам або давав доручення комусь із старших піддячих. Якщо для вирішення справи була потрібна листування з іншими наказами, вона велася без дотримання особливих формальностей короткими "пам'яті" або записками піддячих одного наказу піддячим іншого наказу. При надходженні документа на ньому проставлялася дата і дяк робив кодла "Виписати", що означало "Навести довідки". Фактично це означало початок розгляду справи. Підготовкою справ до розгляду ("доповіддю") займалися столи, або повитья, де дяк або за його дорученням старший піддячий збирав потрібний матеріал, складав проект відповідного документа (рішення у справі). Роль доповідача у справі належала дяку, а вирішення питання - думним дяків. Думні дяки могли погодитися з підготовленим рішенням, але могли і внести свої корективи. В результаті після винесення рішення дяк "чорнила" підготовлений документ, тобто виправляв його, молодший піддячий переписував набіло, піддячий "Справляв", тобто звіряв чистовик з чернеткою, засвідчував ("Справляв") його своїм підписом - "справой", яка висловлювала відповідальність піддячого за точне відповідність чистовик чернетки, але ще не надавала юридичної сили документу. Для цього була потрібна "Приспів" дяка, яка свідчила про відповідальність за зміст документа. Керівники наказів - судді та наближені до них особи, що брали участь у прийнятті рішень, - не ставили своїх підписів на документах. Це входило в обов'язок дяка, що відповідав за ведення діловодства наказу. Цар і бояри власноруч підписувалися тільки на договірних грамотах, укладених з іншими державами. Підпис, або "Приспів", дяка була вельми своєрідна: якщо документ складався з кількох аркушів, дяк "приписував" документ на кожній склейці, проставляючи по одному стилю свого прізвища на кожній склейці, щоб букви захоплювали обидва листи, що було узаконено Судебник 1550 р. Це оберігало документ від фальсифікації і підробки. Вивчення Уложення 1646 і цілого ряду указів, прийнятих пізніше, дозволяє говорити про введення норм письмового оформлення різних договорів, встановлення зовнішнього однаковості діяльності наказів. p> У цілому, в наказовій період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних ...
