о 10 років і понад 10 років не можуть поміщатися в одну справу.
Терміни зберігання д?? Кументов - постійні або тимчасові (1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, 15 років і т.д.) - встановлюються в залежності від значимості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється за найбільш цінної документації, тобто більший. Наприклад, якщо у справі знаходяться документи з термінами зберігання 1 рік, 3 роки і 5 років, все справа зберігається 5 років.
У деяких документів немає конкретних термінів зберігання, а зберігають їх «до відпадання потреби» (наприклад, документи вищестоящих організацій, надіслані до відома) або «до заміни новими» (положення, інструкції). Тоді в цій графі проставляють саме ці позначки. Тут може бути проставлена ??позначка «ЕК», яка означає, що після закінчення діловодного року справа піддасться експертизі цінності, за результатами якої лише деякі документи, можливо, будуть зберігатися постійно.
Затверджена номенклатура справ діє протягом 5 років і підлягає пересоставления і перезатвердження у випадку зміни структури і функцій організації. Якщо таких змін не відбулося, то в кінці кожного року вона передруковується, уточнюється і автоматично вводиться в дію з 1 січня наступного року.
Вимоги при формуванні справ
1) У справу поміщаються документи, за своїм змістом відповідні заголовку справи. Всередині справи документи розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні.
2) Організаційно-розпорядчі документи групуються у справи за видами в хронологічному порядку з відносяться до них додатками.
) Організаційно-правові документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються в справи разом з ними. Якщо вони затверджені як самостійного документа, то їх групують в окрему справу. Накази з основної діяльності формують окремо від наказів з особового складу. Накази з особового складу групують у справи відповідно до встановлених термінів зберігання. Накази з прийому, звільненню групуються окремо від наказів по відрядженнях і наказам по відпустках.
) Документи в особових справах розташовуються в хронологічному порядку в міру надходження документа.
) Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі групуються в алфавітному порядку в самостійні справи.
) Протоколи у справі розташовуються в хронологічному порядку за номерами. Документи до протоколів, згруповані в окремі справи, систематизуються за номерами протоколів. Додатки, об'ємом яких, понад 250 аркушів складають окремий том.
) Листування групується за календарний рік і систематизується в хронологічній послідовності, документ - відповідь розміщується за документом - запитом.
Список використаних джерел
1.Кузнецов С.Л. Сучасні технології документаційного забезпечення управління: навчальний посібник для вузів / Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової. М., 2010.
2.Давидова Е.Н. Діловодство: учеб.-практич. керівництво / Е.Н. Давидова, А.Є. Рибаков. Мн., 2005.
. Інтернет ресурс # «center»> Додаток 1
