я в кожному конкретному випадку, щоб забезпечувати найбільшу зручність роботи з документами в діловодстві та швидкого пошуку необхідної інформації. Тому в заголовках не повинні вживатися формулювання типу «Різні матеріали», «Загальна листування» і т.п. Вони не дають можливості визначити, які види документів і з яких питань включені в дану справу.
Поняття «справу» використовується в заголовках справ, що містять різні за видами документи, пов'язані послідовністю діловодства за якогось конкретного питання.
Освіта індексу справи в номенклатурі
Для практичного використання номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, що привласнюються справах - індекси справ.
Якщо організація невелика і не має структурних частин, її номенклатура будується за виробничою або функціональної схемою. У цьому випадку індексом справи буде його порядковий номер в номенклатурі: 01, 02, 03 і т.д. номенклатура справу документ діловодство
У зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу та порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 02-03 означає, що справа була сформовано в структурному підрозділі, якому присвоєно індекс «03», і в номенклатурі справ цього підрозділу заголовок справи розташовується під номером «02».
Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номенклатуру кожного разу по одним і тим же індексом.
Використання переліку документів із зазначенням строків зберігання у діловодстві
В даний час основним нормативним посібником при визначенні термінів зберігання документів в процесі складання номенклатур і відборі документів на державне зберігання і до знищення є «Типовий перелік». Його повна назва - «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання»
Перелік містить відомості за термінами зберігання типових документів, що утворюються під час документування управлінської, науково-технічної і виробничої діяльності, в більшості організацій.
Відомчі переліки доповнюють і конкретизують склад документів для певних галузей, встановлюють терміни зберігання специфічних, властивих конкретній галузі, документів.
При визначенні термінів зберігання документів і справ доцільно використовувати типовий і відомчий (за його наявності) переліки. При цьому за основу в кожному конкретному випадку приймають один з переліків (як правило, відомчий).
На першому аркуші номенклатури до найменування графи 4 дають посилання 1 на повну назву і вихідні дані переліків, що використовуються в номенклатурі. Навпаки справ, статті до яких використовують вибірково, в графі 4, поруч з номером статті за переліком, проставляють умовне позначення переліку, статті якого використовують вибірково.
Терміни зберігання справ встановлюють для забезпечення збереження цінних документів. Терміни зберігання - важлива підстава для групування документів у справи, оскільки документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання д...
