ть протягом декількох годин після наради або ж на наступний день, поки в пам'яті свіжі спогади про хід обговорення у секретаря, голови та всіх присутніх. Всім учасникам наради необхідно розіслати копію протоколу, а відповідальним виконавцям з конкретних питань, не були присутні на нараді, виписку з протоколу, яка включала б лише необхідну для виконання доручення інформацію. Терміни розсилки копії протоколу учасникам наради або виписки з протоколу повинні бути визначені в локальних нормативних актах підприємства.
Як правило, копія протоколу робиться шляхом виготовлення ксерокопії з оригіналу протоколу, підписаного головою та секретарем наради. При цьому у верхньому правому куті документа ставиться штамп «КОПІЯ», а не «Копія вірна», як це робиться в багатьох організаціях, а в кінці протоколу робиться що завіряє запис відповідно до ГОСТ Р6.30-2003: при засвідченні копії документа нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис «Вірно», посада особи, яка засвідчує копію, його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дату засвідчення. При цьому особа, яка має право завірення копій протоколів, має бути наділене такими повноваженнями локальними нормативними актами підприємства, наприклад, це може бути відображено в Інструкції з діловодства. Копію протоколу (так само, як і виписку з протоколу) допускається завіряти печаткою організації, яка визначається за її розсуд. Але, як правило, друк на копіях документів (на виписках), використовуваних усередині організації, не ставиться. Якщо виготовляють копію багатосторінкового протоколу, то відксерокопіювати листи документа спочатку необхідно прошити, а засвідчувальний напис в цьому випадку робиться на зворотному боці останнього аркуша документа. На практиці багатосторінкові копії, використовувані тільки всередині організації, що не прошиваються.
2. Порядок проходження вхідних документів
документопотоки вхідних документів складають:
документи вищестоящих організацій, органів влади;
документи підвідомчих організацій, що присилають звітно-облікову документацію і різного роду запити;
документи організацій-суміжників та інших організацій, які обмінюються інформацією для вирішення питань, потребують спільних дій;
скарги і заяви громадян.
У процесі руху вхідних документів виконуються наступні операції:
прийом вхідних документів;
первісна (експедиційна) обробка;
попередній розгляд і розподіл;
реєстрація;
розгляд документів керівництвом;
виконання резолюцій;
відправка відповідних документів.
Прийом вхідної кореспонденції здійснюється в організації централізовано експедицією, спеціально виділеним працівником канцелярії або секретарем-референтом при відсутності експедиції.
Вся кореспонденція, що надходить в організацію, незалежно від адресата повинна пройти обробку в канцелярії.
Первісна обробка вхідної документації має своїм завданням перевірити правильність доставки і цілісність вкладень, врахувати надійшли документи і підготувати їх до передачі за призначенням. Перевіряється цілісність конве...
