ртів - всі конверти, за винятком особистої кореспонденції та кореспонденції на адресу профспілкової організації, розкриваються, документи витягуються з конвертів і звіряється наявність додатків. Якщо буде виявлено пошкодження, відсутність документа або додатків до нього, про це повідомляється відправнику.
На всіх документах (як реєстрованих, так і нерегістріруемих) для фіксації факту і часу їх надходження до установи роблять відмітку у вигляді реєстраційного штампа. Проставлення штампу та дати в ньому виробляється в день отримання документа.
Відмітка при надходженні документа проставляють тільки на реєстрованих документах в момент реєстрації.
У процесі первісної обробки документи сортують по структурних підрозділах. Документи, адресовані керівництву, передаються в канцелярію або секретаря-референта керівника. Документи, адресовані в структурні підрозділи, упорядковано їх найменувань, а потім розбираються секретарями цих підрозділів.
нерегістріруемих документи розкладаються по структурним підрозділам для доставки за призначенням, решта документація передається для реєстрації.
Розподіл документів, що надійшли в чому визначає прямоточность їх руху.
У малих організаціях всю первісну обробку вхідної документації проводить секретар, секретар-референт керівника.
Тут необхідно підкреслити, що в даний час документи можуть бути отримані не тільки поштою, але і прийняті по телетайпу, факсу (факсимільне повідомлення), електронною поштою, доставлені кур'єром або відвідувачем. Діловодна служба зобов'язана забезпечити облік і контроль за рухом таких документів. Облік телеграм, телексів, телетайпограм повинен проводитися в службах зв'язку і потім передаватися в канцелярію.
Попередній розгляд документів, що надійшли в канцелярії (секретарем-референтом) проводиться з головною метою - відібрати документи на адресу керівництва. Враховуючи, що в даний час більшість керівників перевантажені надлишковою інформацією, цей потік документів має бути підданий ретельному аналізу. Керівництву організації направляють документи з принципових питань діяльності організації, виконання яких вимагає рішення керівництва, і документи, що містять необхідну для керівництва інформацію. Вони складають приблизно 20% всієї документації.
На документах, що направляються безпосередньо структурному підрозділу або виконавцю, проставляється умовне позначення (код) структурного підрозділу, до якого направляється документ, або прізвище виконавця.
При попередньому розгляді з'ясовується також, чи не потребує документ, переданий керівництву, в добірці попередньої листування з даного питання, нормативних документів та ін Ці документи передаються керівникові разом з отриманою кореспонденцією.
Передача документів на розгляд має здійснюватися в день їх отримання. Телеграми та інші термінові документи передаються в першу чергу.
Розгляд документів керівництвом організації і структурних підрозділів проводиться, як правило, в день їх отримання. Термінові документи розглядаються по мірі надходження.
Результати розгляду документів керівниками відображаються в резолюціях.
Керівник установи або структурного підрозділу, розглядаючи отри...
