вити в бухгалтерію установи звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них. Для отримання грошових коштів працівник повинен написати заяву на ім'я керівника установи із зазначенням призначення авансу та строку, на який він видається. На заяві про видачу сум під звіт працівником бухгалтерії проставляється відповідний рахунок аналітичного обліку рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». А також робиться відмітка про відсутність за підзвітною особою заборгованості за попередніми авансами. При отриманні підзвітних сум працівник повинен написати у посвідченні розписку в отриманні грошей, яка пишеться одержувачем тільки власноручно із зазначенням одержаної суми. При отриманні грошей за платіжною (розрахунково-платіжної) відомості сума прописом не вказується. Видача готівки під звіт проводиться тільки після повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансу. Передача виданих під звіт готівкових коштів однією особою іншому забороняється. Видача проводиться за видатковим касовим ордером (форми КО - 2) на підставі письмового розпорядження уповноважених на це посадових осіб (на заяві про видачу авансу, посвідчення про відрядження і т.д.). Обов'язковою умовою є ознайомлення підзвітної особи з порядком витрачання підзвітних сум під розпис, а також за умови повного звіту цієї особи за раніше отриманого авансу. При видачі готівкових грошових коштів з каси під звіт кільком особам замість індивідуальних видаткових касових ордерів застосовується Відомість на видачу грошей з каси підзвітним особам [9].
Підприємства самостійно визначають порядок витрачання коштів на представництво, їх документальне підтвердження. Для успішного проведення переговорів з діловими партнерами, при проведенні зборів акціонерів, прийомі різних делегацій, часто буває необхідно провести певні витрати. Такі витрати називають представницькими.
Дуже часто виникають питання, що вважати представницькими витратами, а що ні, які повинні бути виправдувальні документи, які ліміти на розмір витрат.
До представницьких витрат відносять витрати на:
? офіційний прийом і (або) обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в переговорах з метою встановлення та (або) підтримки взаємного співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) чи іншого керівного органу платника податків, незалежно від місця проведення зазначених заходів;
? проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) для зазначених осіб, а також офіційних осіб організації - платника податків, що беруть участь в переговорах;
? транспортне обслуговування доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу і (або) засідання керівного органу і назад;
? буфетне обслуговування під час переговорів;
? оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення перекладу під час проведення представницьких заходів.
Представницькі витрати відносяться до витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією, тому крім виконання звичайних вимог при оформленні підтверджуючих документів необхідно обгрунтувати, що зроблені витрати пов'язані з підприємницькою діяльністю установи.
Організації через підзвітних осіб можуть...
