тами. Додаток автоматично визначає своєчасність виконання документів з присвоєнням йому відповідного статусу виконано в строк або з порушенням терміну і кількість днів прострочення або дострокового виконання. Є можливість зняття документа з контролю (необхідності у виконанні якого не стало або документ втратив актуальність, важливість, був відкликаний або анульований) та ін. У цьому випадку у зведеній формі даний документ (запис) буде автоматично позначений особливо. Додаток дозволяє відфільтрувати документи, виконані в строк і прострочені, не виконані за вказаний період, призначені до виконання сьогодні, завтра, в найближчі 7 днів (поточні), а також показати документи з продовженим терміном, всі документи за вказаний період. Інформацію по відфільтрованим документам можна вивести на друк.
Додаток швидко дозволяє знайти всі документи, поставлені на контроль вказаною відділу чи виконавцю, який курирує відділ особі, знайти конкретний документ за будь реквізиту (за датою та номером, за вхідним і вихідним реквізитами, за датою реєстрації, встановленим і фактичному терміну виконання, за видом і назвою документа, по найменуванню організації та іншими даними). ??
Програма контролю формує два види звітів: розгорнутий за вказаний квартал з аналізом виконавської дисципліни по відділах (службам) в порівнянні з аналогічним періодом минулого року і спрощений - за довільний період (наприклад, щотижневий звіт).
Для всього вищепереліченого необхідно внести дані про документ в Форму «Документ» програми (см.Приложение 3). Розглянемо порядок і правила заповнення полів Форми програми:
Індивідуальний № документа" присвоюється автоматично (наприклад, 532), видалити його або виправити не можна. Якщо після цього документа були введені наступні, то у разі видалення документа №532, наприклад, за непотрібністю, цей номер ( 532) ніколи не буде більше використаний в існуючій базі даних.
Дата реєстрації - Дата реєстрації документа, за замовчуванням відображає поточну (сьогоднішню) дату.
Куратор - Представник від керівництва, який курирує відділ (службу), співробітник якого є виконавцем.
Виконавець і Відділ - Відповідальний виконавець документа із зазначеного відділу (служби). У полі праворуч від відділу автоматично вводиться його індекс, якщо він занесений в довідник Відділи, служби (головна кнопкова форма).
Термін виконання - Спочатку встановлений термін виконання документа, за замовчуванням відображає поточну (сьогоднішню) дату.
Термін продовжений до - Дата, до якої продовжено термін виконання документа на тих чи інших причин особою або керівником, що має на це право (поле Ким продовжений ).
Що зробити - Вид виконання документа, тобто у вигляді чого виконати документ, наприклад, підготувати проект рішення або проект наказу, або доповісти рапортом начальнику, підготувати і відправити лист, винести на колегію і т.д.
За документом - Вид документа (лист, рішення, наказ, вказівку і т.д.).
№ і від - Вихідні номер і дата документа.
Від кого - Державна чи інша структура (особа), яка видала надійшов документ (автор документа).
Вхідний № і від - Вхідні номер і дата реєстрованого документа.
Про що - Коротку назву документа (про що). Іноді зазначено в самому документі.
Контроль з питання - Позначення питання, за якою необхідно здійснити контроль. Наприклад, Про усунення у встановлений термін виявлених вад при перевірці підрозділи і вжиття заходів .
Підписаний raquo ;, Отримано - Додаткові (допоміжні) відомості про дату підписання документа на виконання або для відомості ким небудь, і датою отримання документа виконавцем.
Резолюція керівника - Зміст резолюції керівника на даному документі.
Робота з контролю - Зміст вирішуваних питань або виконуваних дій (вказівок) по ходу виконання документа з боку контрольованої служби.
Причини порушення - Причини виконання документа з порушенням терміну (пізніше встановленого або подовженого строку) або невиконання.
Дата виконання - Дата виконання документа виконавцем.
Документ виконаний - Статус виконання документа Так або Ні (визначається автоматично при зазначенні дати виконання).
Виконано - Своєчасність виконання (виконано в строк або з порушенням терміну - визначається автоматично). Для зняття документа з контролю в поле вибирається відповідне значення (зі списку), при цьому у відповідність з логікою автоматично змінюються інші значення в даному блоці форми (виділе...
