но іншим фоном). Особливість введення і відображення інформації в цьому блоці (блок контролю) полягає в тому, що програма не дасть ввести невірні дані в яке-небудь поле, які логічно суперечать даним іншого поля. Так, неможливо привласнити документу значення виконано в строк raquo ;, якщо не вказана дата виконання і якщо ця дата більше дати терміну виконання. Неможливо присвоїти документу статус виконання Так raquo ;, якщо відсутня дата виконання і т.д. На спробу проведення таких операцій програма буде видавати відповідне повідомлення, наприклад, Відмовлено змінити на Та laquo ;! Інакше вкажіть термін виконання документа! Raquo;
Прострочено - Автоматично показується кількість прострочених днів до терміну виконання (початкового) і до терміну продовження.
Що зроблено - Коротко вказується що зроблено (підготовлено, виконано, куди відправлена ??інформація, листи та ін.) По даному документу, вказується вид підготовленого документа в полі Підготовлено документ (лист, наказ та ін.), заноситься вихідний номер і дата (поля Ісх.№ і від ).
На кожного виконавця за допомогою даної програми формується контрольна картка із зазначенням всіх необхідних даних по виконуваного документом, яка прикріплюється до документа. Приклад контрольної картки представлений у додатку 4.
По завершені термінів виконання документа програма сигналізує про це адміністратора, а на екрані комп'ютера співробітника - виконавця з'являється вікно - попередження про закінчення термінів виконання.
Після виконання документа адміністратор вносить в програму відповідну інформацію про виконання, після чого програма знімає документ з контролю.
Ця програма, розроблена групою ІТСО УФСІН Росії по Архангельській області, значно полегшує роботу з контролю виконання документів, повністю автоматизувавши даний процес. Адміністратору необхідно лише внести вихідні дані та оформити контрольну картку, а програма сформує будь-яку довідкову інформацію про документ за запитом керівника, відстежить терміни виконання, зніме документ з обліку.
ВИСНОВОК
Комп'ютерні мережі займають особливе місце в роботі офісу по документному забезпеченню управління, а також бездокументарній роботі. З'єднання комп'ютерів в мережі дозволяють співробітникам знаходити необхідну їм інформацію, використовуючи ресурси інших комп'ютерів; спілкуватися один з одним, не виходячи за межі свого кабінету; обмінюватися інформацією з людьми, які знаходяться на величезних відстанях, забезпечуючи швидку передачу інформації на мільйони кілометрів.
У даній роботі були розглянуті такі питання, як поняття комп'ютерних мереж, їх класифікація, порівняльні характеристики, достоїнства і недоліки, способи їх використання в роботі організації. Мережеві технології є в даний момент основою нашого життя. Сьогодні неможливо уявити роботу співробітників відділу документаційного забезпечення управління організації без використання сучасних мережевих технологій.
Комп'ютерні мережі породили істотно нові технології обробки інформації. Мережеві технології дозволяють спільно використовувати ресурси - накопичувачі великої ємності, які друкують пристрої, доступ в Internet, бази і банки даних, приклад яких представлений у вигляді програми «Контроль виконання документів».
Найбільш сучасні та перспективні підходи до мереж пов'язані з використанням колективного поділу праці при спільній роботі з інформацією - разработке різних документів і проектів, керуванні установою або підприємством і т.д. Комп'ютерні мережі та мережеві технології обробки інформації стали основою для побудови сучасних інформаційних систем. Комп'ютер нині слід розглядати не як окремий пристрій обробки, а як «вікно» в комп'ютерні мережі, засіб комунікацій з мережевими ресурсами та іншими користувачами мереж.
Існує безліч інших ефективних і корисних технологій, число їх збільшується з кожним днем. Тому, щоб не відстати від ритму сучасного життя, потрібно постійно бути в курсі новинок технічних засобів персонального комп'ютера, системного програмного забезпечення та прикладних комп'ютерних технологій.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Інформатика. Базовий курс. 2-ге видання/Под.ред. С.В. Сіміновіча.- СПб .: Питер, 2005. - 640с.
. Інформатика: Підручник/Под ред. Н.В. Макарової.- М: Фінанси і статистика, 2000. - 768 с.
. Комп'ютерні мережі. Принципи, технології, протоколи/В.Г. Олівер, Н.А. Оліфер.- СПб: Питер, 2001. - 672 с.
. Леонтьєв В.П., Новітня енциклопедія персонального комп'ютера 2005.- М .: ОЛМА - ПРЕС Освіта, 2005. - 800с.
