може міститися пам'ятка по заповненню документа даного виду, таблиця кодів, корисні поради користувачам особам, що заповнює даний документ. Ця інформація може бути видрукувана заздалегідь, як і у випадку з вихідними документами.
Для впроваджуваної інформаційної системи документами є такі документи:
Таблиця 2 - Опис вхідних документів
Найменування документа (шифр) Дата надходження документаОткуда надходить документОстаткі на складахРаз в неделюСкладДанние про кліентеНесколько раз в неделюОт кліентаДанние про товареНесколько раз в неделюОт поставщікаДанние про заказеНесколько раз в неделюОт клієнта
Крім перерахованих вище даних, для роботи системи необхідний набір довідників. Довідники присутні в електронному вигляді в єдиному інформаційному просторі підприємства.
Контроль над відповідністю інформації в довідниках реальному стану справ на підприємстві, покладено на різні підрозділи підприємства, в компетенції яких знаходиться дана інформація.
Перелік видів товарів, що продаються клієнтам - довідник, що містить інформацію про сировину, товари, що продаються клієнтам. Призначення даного довідника полягає у виключенні можливості двоякого позначення одного виду товару, зниження кількості помилок при роботі з системою. Також він дозволяє зменшити обсяг збережених даних, завдяки присвоєнню кожному виду товару свого унікального коду і використанні в подальшому цього коду при заповненні інших таблиць, що використовуються в системі.
Звіт про залишки товарів на складі. Даний вхідний документ на даний момент формується на складі комірником і зберігається у нього. При впровадженні інформаційної системи, комірник повинен буде вести всі дані про товари на складі в системі, і впроваджувана система повинна буде сама розраховувати залишки на складі, виходячи з даних, наявних у базі даних. Періодично комірник повинен буде робити інвентаризацію, звіряючи реальна кількість товарів на складі, з наявними в базі даних.
Менеджер відділу продажів, при впровадженні системи буде бачити всю картину наявності товарів на складі в базі даних, що не зв'язуючись з комірником, що збільшить швидкість роботи за замовленням клієнта.
1.5 Опис структури бази даних
Таким, чином, для вирішення завдання автоматизації товарно-грошових відносин, були створені наступні сутності «Контрагенти», «Адреса», «Телефон», «Склад», «Залишки на складах», «Товар» , «Замовлення», «Зберігання на складах», «Користувачі», «Робоче місце», «Книга покупок і продажів».
Для вирішення завдань, розглянутих у даному дипломному проекті, розроблена схема бази даних, представлена ??в Додатку В.
Таблиця 3 - Список основних сутностей
Найменування документаСправочний (+ або -)ПериодичностьТовары+РазовоСкладРазовоКонтрагент+РазовоТип складу + РазовоХраненіе на складепостоянноЗаказпостоянноОстаткі товарів на складахРазовоКніга продажВ кінці кварталу
Опишемо кожен атрибут окремо.
Таблиця 4 - Структура таблиці «Склад»
Призначення (вміст) табліциФізіческое ім'я табліциНаіменованіе поляШіфр поляФормат поляРазмер поляДанние по складамStore1Код складаКод складаЧісловой (ідентифікатор) 10Наіменованіе складаnameСтроковий10
Таблиця 5 - Структура таблиці «Зберігання на склад»
Призначення (вміст) таблиці Фізичне ім'я таблиці Найменування поля Шифр ??поля Формат поля Розмір поля Дані по замовленнях Order Код замовлення Код замовлення Числовий (ідентифікатор) 10 КодКонтрагента КодКонтрагента Числовий 10 Дата
