рав. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. При цьому повне оформлення справ передбачає:
підшивку чи палітурку справи;
нумерацію аркушів справи;
складання листа-завірителя;
складання, у необхідних випадках, внутрішнього опису документів;
внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:
не проводити систематизацію документів у справі,
не нумеровані аркуші справи,
й составлять засвідчувальні написи.
При оформленні справи документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.
Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або неформатних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в коробках.
За наявності справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. При наявності великої кількості таких документів, останні вилучаються із справ і на них складається окремий опис.
Наприкінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті аркуша простим олівцем або нумератором. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
При нумерації аркушів справи необхідно дотримуватися таких правил:
листи справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо;
фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці на верхньому полі аркуша;
складений аркуш (формату А3, А2) розвертається і нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один лист;
лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо;
підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті;
підшиті у справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі;
у випадках виявлення великої кількості помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерации листів старі номери закреслюються, і поруч ставиться новий номер аркуша, наприкінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається в справі;
за наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за погодженням з державним архівом вживання літерних номерів аркушів.
Для обліку кількості аркушів в кінці справи на окремому аркуші складається лист-засвідчувач. У книгах лист-засвідчувач складається на зворотному боці останнього чистого аркуша, а в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.
Лист-засвідчувач справи складається за встановленою формою, яка наводиться в Основних правил роботи архівів організацій, обдарованих рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002
У лист-засвідчувач справи вказуються цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, о...
