бумовлюються особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних листів , конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів), а також вказується наявність у справі типографських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації у справі.
Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни в складі і стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в лист-засвідчувач з посиланням на відповідний акт. Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа подшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину аркуша на внутрішній стороні обкладинки справи.
Для обліку документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи і т.д.), а також для обліку справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих за різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документа, складається внутрішня опис документів справи - обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів.
Внутрішній опис справи складається на окремому аркуші за встановленою формою, наведеною в Основних правил роботи архівів організацій. При складанні внутрішнього опису до неї вносяться відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.
Внутрішній опис підписується її упорядником. Якщо справа переплетено або підшито без бланка внутрішнього опису документів, то складена за встановленою формою опис підклеюється до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.
Зміни складу документів справи (вилучення, включення документів, заміна їх копіями і т.д.) відображаються у графі Примітки внутрішнього опису з посиланнями на відповідні акти. При необхідності складається нова підсумкова запис до внутрішнього опису і засвідчувальний напис справи.
Глава 4. Оформлення обкладинки справ
Справа вважається заведеним після включення в папку для зберігання першого виконаного документа. При цьому одночасного оформляється обкладинка заведеного справи.
На обкладинку заведеного справи виносяться такі відомості:
назва організації;
назва структурного підрозділу організації, в якому воно формувалося;
індекс справи за номенклатурою справ;
заголовок справи;
термін зберігання справи або напис Зберігати постійно (переносяться з номенклатури справ).
На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, в який справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації.
При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охоплюваного документами справи, або при передачі справи в іншу організацію (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи зазначається нове найменування цієї організації або організації-правонаступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) полягає в дужки.
Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. У необхідних випадках в заголовок вносяться уточнення (номери наказів, протоколів тощо.). У тих випадках, коли справа складається з кількох томів (частин), на обкладинку кожного тома (частини) виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного томи (частини). У заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копій, справжність документів справи в заголовку не обмовляється.
Після завершення справи на його обкладинці вказуються такі дані:
кількість аркушів у справі;
дата або крайні дати першого і останнього по датах документів у справі;
архівний шифр справи, спочатку олівцем, а після затвердження описів - чорнилом.
Вимоги до обкладинок справ тривалих термінів зберігання встановлює ГОСТ 17914-72.
Глава 5. Складання та оформлення архівних описів спра...
