перегляду з метою визначення та виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню.
Справи з позначкою «ЕПК», що містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються в самостійні справи.
Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів охранения або за номенклатурою справ організації.
Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.
Архів проводить експертизу цінності документів при відборі їх на постійне зберігання під методичним керівництвом відповідного державного або муніципального архіву.
Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:
перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;
запис ЕД на машинні носії;
перевірка якості запису;
опис ЕД;
проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівним описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;
підготовка комплекту супровідної документації.
Супровідна документація ЕД повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відбивається наступна інформація: назва документа, дата його створення, характеристика змісту (анотація), електронний формат, фізична і логічна структура (для БД, сайтів тощо), обсяг документа (для БД також - кількість записів).
Оформлення результатів експертизи цінності документів
За результатами експертизи цінності документів в організації складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.
В архіві організації залежно від складу і обсягу ЕД, віднесених до складу Архівного фонду Російської Федерації, складаються описи електронних документів постійного зберігання, описи справ з особового складу. Управлінська, науково-технічна документація, окремі комплекси ЕД включаються в самостійні опису.
ЕПК архівної установи стверджує опису справ постійного зберігання та погоджує описи справ з особового складу (включаючи описи справ ЕД):
описи і акти розглядаються на засіданні ЦЕК (ЕК) організації одночасно. Схвалені ЦЕК (ЕК) акти і опису затверджуються керівником організації тільки після затвердження ЕПК архівної установи описів справ постійного зберігання; після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.
Справи включаються в акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складається акт. Наприклад, закінчені справи з трирічним терміном зберігання в 1991 р можуть бути включені в акт, який буде складений не раніше 1 січня 1995
Акт про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню, складається на справи всієї організації. Якщо в акті вказані справи кількох підрозділів, то назва кожного підрозділу вказується перед групою заголовків справ цього підрозділу. Заголовки однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до цієї групи.
Архівні установи перевіряють правильність відбору справ на постійне зберігання і при необхідності мають право вимагати включити в опис справ постійного зберігання справи, відібрані на тимчасове зберігання або до знищення.
Справи, що підлягають знищенню, передаються на переробку (утилізацію). Передача справ оформляється приймально-здавальної накладної, в якій зазначаються дата передачі, кількість здаваних справ і вага паперової макулатури.
Навантаження й вивіз на утилізацію здійснюється під контролем співробітника, відповідального за забезпечення схоронності документів архіву.
Глава 3. Оформлення справи
Оформлення справи - підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.
Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) організації або іншими структурними підрозділами, в обов'язки яких входить заклад і формування справ, за методичної допомоги та під контролем архіву організації.
У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення сп...
