>
складання внутрішнього опису документів справи;
складання аркуша-завірителя справи;
внесення необхідних відомостей до реквізити обкладинки справи.
.1.5. Частковому оформленню підлягають справи тимчасового зберігання (до 10-ти років включно). Їх допускається зберігати в швидкозшивач, не проводити пересістематізацію документів у справі, аркуші не нумерувати, внутрішнього опису і листа-завірителя справи не складати. p align="justify"> .2. Підшивка (обкладинка) документів у справі
.2.1. Документи, що становлять справа, підшиваються на чотири проколи в спеціальну тверду папку з урахуванням можливості вільного чтеніятекста всіх документів, дат, резолюцій і т.п. При підготовці справ до підшивці металеві шпильки і скріпки з документів видаляються. На початку справи перед документами підшивається чистий аркуш паперу формату А4. p align="justify"> .3. Нумерація аркушів у справі
.3.1. З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші його, крім аркушів внутрішнього опису справи, аркуша-завірителя справи і розпорядчих листів між комплектами документів з експертизи об'єктів, нумеруються валовою нумерацією арабськими цифрами в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документів, чорним графітним олівцем.
.3.2. Фотографії, креслення, діаграми та інші специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку. p align="justify"> .3.3. Лист з наглухо наклеєними документами (вирізки, фотографіїі т.п.) нумеруються як один лист. p align="justify"> .3.4. Складений лист (формату А2, А3) розвертається і нумерується в правому верхньому куті як один аркуш. p align="justify"> .3.5. Підшиті в справу конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверт. p align="justify"> .3.8. Забороняється застосування чорнила і кольорових олівців для нумерації аркушів. p align="justify"> .3.9. За наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах допускається вживання літерних номерів аркушів (наприклад: 37, 37а, 37б ит.д.). p align="justify"> .4. Складання внутрішнього опису
.4.3. Внутрішній опис складається на аркуші (ах) формату А4 за встановленою формою (додаток 1), яка містить такі відомості:
порядковий номер документів у справі;
заголовок (короткий зміст) документів;
дата документів;
індекс (реєстраційний номер) документів;
номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.
.4.4. Внутрішній опис має самостійну нумерацію аркушів. p align="justify"> .4.5. Внутрішній опис підписується її укладачем із зазначенням посади, розшифровка підпису та дати складання опису. p align="justify"> .5. Складання листа-завірителя справи (до п. 2.1.4)
.5.1. Для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації складається аркуш-засвідчувач справи. p align="justify"> .5.2. Лист-засвідчувач справи складається на окремому лістеформата А4 за встановленою формою (додаток 2). p align="justify"> .5.3. У листі-засвідчувач справи вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів внутрішнього опису (при її наявності)
.5.4. У листі-засвідчувач обговорюються наступні особливо стінумераціі документів справи:
наявність літерних аркушів та пропущених номерів;
номери аркушів з неусувними дефектами (порвані аркуші, листи, залиті чорнилом і т.п.).
.5.5. Усі наступні зміни в складі і стані справи (пошкодження, заміна оригіналів копіями, приєднання нових документів і т.д.) відмічаються в аркуші-засвідчувач з посиланням на відповідний акт. p align="justify"> .6. Оформлення обкладинки справи постійного і тимчасового (понад 10-ти років) зберігання
На обкладинці справи зазначаються:
найменування структурного підрозділу організації та його підпорядкованість;
найменування відділу;
номер справи (томи) за номенклатурою справи;
заголовок справи;
дата справи (крайні дати документів, поміщених у справу);
кількість аркушів у справі;
термін зберігання справи.
.6.2. Обкладинка справи оформляється чорним чорнилом або тушшю. p align="justify"> .6.4. Заголовок справи на обкладинці переноситься з номенклатури справ організації
.6.6. На обкладинках справи обов'язково вказується дата справи:
д...
