ля справ, що містять накази, постанови, протоколи, датами справи є дати підписання або затвердження самого раннього і самого пізнього документа;
для справ, що містять листування, датою початку справи є дата надходження першого вхідного або дата першого вихідного документа, а датою закінчення - дата самого останнього вхідного або вихідного документа;
.6.7. Обов'язковим реквізитом обкладинки справи є вказівка ​​кількості аркушів у справі, яке проставляється на підставі листа-завірителя справи
.6.8. Реквізит "Строк зберігання справи" оформляється відповідно до номенклатури справ організації. p align="justify"> .6.9. На корінці обкладинки справи вказується індекс справи за номенклатурою справ, номер тому і рік його формування. p align="justify"> .6.10. Номер тому вказується тільки в тому випадку, якщо заведено понад одного тому. При цьому після номера тому в дужках вказується кількість заведених томів. br/>
3.4 Експертиза цінності документів. Підготовка справ до здачі в архів
Експертиза цінності документів - це вивчення складу і змісту документів установи на підставі критеріїв цінності документів з метою визначення строків їх зберігання та відбору документів на їх подальше зберігання.
В ході проведення робіт з відбору документів на постійне або тривале зберігання експертизі цінності піддається весь комплекс документів, що утворюються в діяльності всіх структурних підрозділів організації. До проведення в установленому порядку експертизи цінності документів їх знищення забороняється. p align="justify"> Експертиза цінності документів в установі проводиться:
) в діловодстві: при складанні номенклатури справ, формировани справ і підготовці їх до передачі в архів;
) в архіві: у ході підготовки справ до передачі на постійне зберігання.
Оформлення справи - це комплекс робіт щодо його обліку, нумерації аркушів, складання засвідчувального напису, внутрішнього опису документів; починається воно з моменту запевнення справи в діловодстві і завершується в процесі підготовки до передачі документів до архіву після закінчення календарного року, протягом якого справа була заведена. Оформлення справи багато в чому залежить від обсягу та цінності представленого в ньому масиву документів і відповідних термінів зберігання. Так, справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання оформляються за спрощеною схемою: перевіряється їх наявність (відповідно до номенклатури справ), проводиться попередня систематизація та здача документів в архів. Справи залишаються в скоросшивателях і не нумеруються Справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу підлягають повному оформленню перед здачею документів в архів, що включає в себе: підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів, оформлення всіх реквізитів обкладинки (титульного аркуша) .
Особливо цінні справи (особисті, судові, про присудження ступенів і звань, патентна документація) при підготовці до здачі документів до архіву містять внутрішні описи. Елементи обкладинки визначені ГОСТом 17.914-72 "Обкладинки справ тривалого користування". Якщо в справі є особливо цінні документи, додатки до основного документа і т. п., наявність яких не може розпізнаватися по заголовку справи, то до заголовка додається анотація, оформлювана після заголовка з нового рядка. p align="justify"> Здача документів в архів здійснюється за заздалегідь затвердженим керівництвом графіком. Справи здаються з описів та номенклатурам з додатком реєстраційних карток на документи (для поповнення ними довідкового апарату архіву). p align="justify"> Відбір документів на зберігання
При проведенні експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації; відбір документів з тимчасовими термінами зберігання (до 10 років включно) та з позначкою "До минования потреби ", що підлягають подальшому зберіганню у структурних підрозділах; виділення до знищення документів за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
Так як документи зберігаються в організації і не віддаються в архів, експертиза цінності документів не проводиться. Всі документи формуються у справи і підшиваються відповідно до опису. br/>
4. ОПТИМІЗАЦІЯ ДОП
Говорячи про оптимізацію бізнес-процесів організації, неможливо опустити тему оптимізації документообігу: документообіг є "кровоносною системою" організації, оскільки будь-яка діяльність відбивається в документах. Найчастіше, одна тільки оптимізація документообігу дозволяє на порядок поліпшити якість бізнес-процесів. Більше того: навчившись покращувати процеси док...
