що не підлягають реєстрації;
Положення (інструкція) про ведення діловодства по заявах і скаргах;
Перелік документів, що становлять службову (комерційну) таємницю;
Перелік документів, які підлягають затвердженню;
Перелік документів, завіряються печаткою організації;
Посадові інструкції;
Положення про постійно діючу експертну комісію;
Зведена номенклатура справ організації.
Всі перераховані вище документи необхідно розробити та затвердити у будь-якій організації, не залежно від форми власності.
Посадові інструкції повинні бути розроблені на кожного співробітника служби ДОУ і повинні відображати реально виконувані функції та обов'язки. Посадові функції регламентують організаційно-правове становище працівників і забезпечують умови для ефективної роботи, вони дозволяють об'єктивно оцінювати діяльність працівників і є нормативною основою для застосування до працівників заходів адміністративного впливу. Посадові інструкції дозволяють реалізувати основний принцип раціональної організації праці - принцип поділу і кооперації праці.
Однією з функцій служби ДОУ є розробка Інструкції з діловодства організації, що встановлює єдині правила документування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання та зберігання документів. Інструкція затверджується керівником організації і має обов'язковий характер для всіх працівників. Інструкція з діловодства повинна розроблятися на основі положень Державної системи документаційного забезпечення управління, державних стандартів на документи, Основних правил відомчих архівів, Основних правил роботи архівів організацій. Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації.
Склад розділів інструкції з діловодства, їх послідовність, наявність додатків визначаються її розробниками, але необхідно, щоб положення інструкції послідовно відбивали всі стадії роботи з документами від їх створення або отримання до виконання, відправлення та/або здачі в архів.
У розділі «Загальні положення» Інструкції з діловодства має бути протражено, що організація ДОП, контроль за веденням діловодства в структурних підрозділах, методичне керівництво і навчання працівників основам роботи з документами покладаються на службу ДОУ організації, а відповідальність за організацію ДОП в структурних підрозділах покладається на керівників підрозділів, для чого керівник призначає відповідального за діловодство в підрозділів, який і забезпечує облік документів, проходження документів у встановлені терміни, здійснює ознайомлення працівників з нормативними та методичними документами з діловодства.
Працівники організації несуть персональну відповідальність за виконання вимог Інструкції з діловодства, своєчасний розгляд і виконання документів, їх правильне оформлення і збереження.
Також службою ДОП розробляються Табель і Альбом уніфікованих форм документів організації - перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, за характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки та проходження.
У поточній діяльності організації Табель форм документів виконує функцію довідника, що містить у впорядкованому вигляді найменування форм документів, що використовуються в діяльності організації, і дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів, а також проводити контроль за діяльністю виконавців, виключаючи можливість появи непередбачених форм документів.
Для забезпечення правильного формування та обліку справ організації повинна складатися номенклатура справ, яка представляє собою систематизований перелік заголовків справ із зазначенням строків зберігання, оформлений в установленому порядку. Систематизація документів - одна з найважливіших завдань в ДОУ. У номенклатуру справ включать всі документи, що утворюються в діяльності організації, крім друкованих видань.
Номенклатура справ організації складається з розділів, що відповідають структурним підрозділам, відображає організаційну структуру організації.
Висновок: функції системи документаційного управління на підприємстві на локальному рівні мають бути чітко узгоджені з прямою спрямованістю діяльності відділень підприємств. Функції повинні бути узгоджені між собою і чітко синхронізовані. Документообіг не повинен різниться в структурних відділеннях, тому що це буде викликати несвоєчасну віддачу документаційного матеріалу і затримку термінів виконання.
. 2 Локальна норматив...
