та структура таких підрозділів може бути різноманітними, залежно від умов конкретної організації: відділ ДОП, канцелярія, Управління справами і інш. В даний час традиційно підрозділи, що реалізують функції служби ДОУ в організації, є і носіями культури застосування нових інформаційних технологій в даній галузі управління, що знаходить відображення в переліку реалізованих завдань і функцій, що фіксуються в положеннях про дані структурних підрозділах.
Відповідно до положень Державної Системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) завданнями служби ДОУ є:
забезпечення і контроль дотримання вимог нормативно-методичних документів з ДОП в організації;
вдосконалення форм і методів роботи з документами;
забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами;
організація та забезпечення функціонування інформаційно-пошукових систем;
організація та забезпечення функціонування систем контролю виконання;
забезпечення організації зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів організації;
скорочення документообігу, кількості форм документів;
розробки і впровадження внутрішніх нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління організації;
розробка та впровадження систем ДОП з використанням прогресивних інформаційних технологій.
Відповідно до покладених завдань служба ДОУ здійснює такі функції:
розробка, впровадження та ведення табеля і альбому уніфікованих форм документів організації, внесення до них змін;
здійснення експедиційної обробки, реєстрації документів та обліково-довідкової роботи за документами;
організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву вступників документів, здійснення контролю над правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву;
регулювання ходу виконання документів, контролю проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін;
узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;
розробка та проектування бланків документів;
розробка зведеної номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації;
організація контролю над роботою з документами в структурних підрозділах;
розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавчої дисципліни;
здійснення контролю над правильністю оформлення і формування структурними підрозділами організації справ, що підлягають здачі в архів;
організація роботи архіву відповідно до вимог федеральних правових та нормативних методичних актів;
підвищення кваліфікації працівників служби ДОУ та архіву;
проведення нарад і консультування з питань, що належать до компетенції служби ДОУ;
організація робочих місць, АРМ, умов праці співробітників служби ДОУ.
Склад служби ДОП в організації повинен складатися з професійних працівників, які знають специфіку даного напрямку діяльності і вміють оперативно виконувати свої функціональні обов'язки, не «роздуваючи» бюрократію.
Документи, які регламентують ДОУ в організації, повинні розроблятися на основі законів Російської Федерації, нормативних правових актів у галузі інформації, документації, організації діловодства та архівної справи з урахуванням специфіки діяльності конкретної установи.
Організація ДОУ в організації покладено на службу ДОУ (управління справами, канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Формування та розробка внутрішніх нормативних і методичних документів, що регламентують всі аспекти документаційного забезпечення управління організації, ставляться до компетенції саме цієї служби.
Практика та існуючі нормативні вимоги та методичні рекомендації з реалізації всіх завдань і функцій по діловодних обслуговуванню в організації встановлюють необхідність створення наступних внутрішніх організаційно-правових документів:
Положення про службі ДОП;
Інструкція з діловодства;
Табель уніфікованих форм документів;
Альбом уніфікованих форм документів;
Перелік документів, ...
