дповідно до завдань в службі кадрів ТОВ Торгово-роздрібна мережа Смак організовується система документів по кадрам, складових його документаційного базу.
Склад цієї документаційною бази визначається компетенцією і функціями служби кадрів, порядком вирішення кадрових питань, характером взаємин між організацією (роботодавцем) та працівниками.
По кожній кадрової завданню створюється максимальний набір уніфікованих документів, які відображають специфіку кожної конкретної задачі і входять до складу документів по кадрам.
Склад документів по кадрам, встановлені норми і правила, що регламентують порядок створення та обробки документів по кадрам наведені у додатку 1.
Уніфікація документів по кадрам полягає у встановленні однаковості складу і форм документів по кадрам, які фіксують однотипні кадрові функції і завдання, з метою скорочення кількості застосовуваних кадрових документів, типізації їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних автоматизованих систем документації, що функціонують в організації.
Документи по кадрам повинні оформлятися, як правило, на бланку, що відповідає стандарту, мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і порядок їх розташування. У процесі підготовки та оформлення документів склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагають призначення документа, його обробка і т.д.
В якості обов'язкових реквізитів документів по кадрам виступають: найменування організації автора документа; код організації автора документа; найменування виду документа або уніфікованої форми документа; код форми документа; дата документа; реєстраційний номер документа; заголовок до тексту документа; текст; підпис; візи узгодження; відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Найменування організації, яка є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленого в її установчих документах. Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного.
Над найменуванням організації вказують скорочена, а за його відсутності повне найменування вищестоящої організації.
Назви організацій республік Російської Федерації оформляються державною мовою Російської Федерації, державних мовах республік та інших мовах народів Російської Федерації, що визначаються законодавством республік.
Найменування іноземною мовою відтворюють у тих випадках, коли воно закріплене в статуті (положенні) організації. Найменування іноземною мовою мають нижче найменування російською мовою.
Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділу організації зазначають тоді, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче реквізиту.
Код організації автора документа проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).
Довідкові дані про організацію включають: поштова адреса; номери телефонів та інші відомості за рішенням організації (номери факсу, телекса, рахунок у банку, адреса електронно?? пошти та ін.).
Найменування виду документа, складеного або виданого організацією, регламентується статутом (положенням) організації і повинно відповідати видам документів, передбачених УСОРД і ОКУД (класи 0200000).
У листі найменування виду документа не зазначають.
Код форми документа проставляють за ЄДРПОУ управлінської документації (ОКУД).
Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу дата засідання (прийняття рішення), для акту дата події. Документи, видані двома або більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату.
Дата документа оформляється арабськими цифрами в такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляються трьома парами арабських цифр, розділеними крапкою. Наприклад, дату 5 січня 2000 слід оформляти 05.01.2000.
Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 5 січня 2012
Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців та ін.
Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, які проставляють через косу риску гаразд вказівки авторів в документі.
Посилання на реєстраційний номер і дату док...
